OA系统应用操作规范.docVIP

OA系统应用操作规范 总则 1.OA系统介绍 XXXXX有限公司OA系统采用的是XXX科技有限公司研发的OA增强版V8.0，OA系统的运用目的是为了促进信息传递，减少办公成本，为信息共享提供多种途径，促进公司信息化建设。 2.OA系统功能模块包括 2.1个人信息设置 2.2审批管理：本系统的重点模块，包括申请管理、审批裁决、检索查阅。 2.3资料柜子：共享文件信息存放模块 2.4社区中心：公司内部BBS论坛 2.5协同办公：本系统的另一个重点模块 3.OA系统审批管理中的表格类别 目前系统中的文件分类 3.1行政类：本类表格适用行政管理，人事管理，资产管理范畴 3.2费用类：本类表格适用财务费用管理 3.3报告类：通用报告类别 3.4运控管理类：适用于运控部监督检查 3.5车管类：适用与公司于车辆相关表格 第一章 目的、职责 1.目的：规范在OA系统中的应用操作，提升对OA系统的整体认知程度，减少失误和选择错误从而影响审批进度和耽误时间。从以上理由出发制定本操作规范。 2.范围：适用与公司拥有OA账号的员工 3.职责 3.1信息部：OA系统归口管理部门，有如下职责 3.1.1负责制定OA系统规章制度； 3.1.2负责OA系统核心工作流程设计、修改； 3.1.3负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限； 3.1.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； 3.1.5负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； 3.1.6组织操作培训； 3.1.7搜集、整理优化系统的需求； 3.1.8负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 3.1.9负责OA系统软件的开发升级管理； 3.1.10负责OA系统的数据备份； 3.1.11负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度； 3.1.12负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； 3.1.13负责系统用户注册、注销等管理； 3.1.14负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。 3.2行政人事部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为： 3.2.1负责现有用户、及新增用户的审核； 3.2.2负责提供用户（变更或注销）信息给信息部。 3.2.3负责提供用户出差、请假等信息给信息部。 3.3安全部负责OA系统的涉密信息的检查、监督。主要职责为： 3.3.1安全部负责对系统内的保密设置进行定期检查； 3.4运控部职责 3.4.1负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核； 3.4.2监督OA系统中信息传递、发布的流程有效性。 3.5其他单位主要职责为： 3.5.1负责制定本部门OA系统相应管理办法； 3.5.2参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作； 3.5.3负责根据本部门工作需要，提出优化需求。 第二章 申请、审批管理 申请、审批为OA系统重点模块，本系统不采用电子签章。 针对这个主要功能对应用操作做如下规范： 1.主管以及以上人员熟知申请表格的使用规范和表格流向。并有义务培训下属合理使用。 2.熟悉每张表格的填写要求。 3. 完成申请后，需对申请进度进行检查，及时发现进度不成功或进度卡壳的现象，遇到问题及时通知信息部，避免耽误时间和让信息部及时了解和解决问题。 4.主管及以上人员每天至少需要登录一次OA系统，处理需要审批的文件。本系统没有委托代签功能，在出差、请假、轮休状态下，也务必每日登录一次OA系统。如特殊原因无法上网，需及时通知信息部。 5.在办公室工作的主管及以上人员，工作第一时间登录OA系统。 6.审批过程中，每个审批节点务必在24个小时内完成审批，以便文件流向下一个节点。信息部将对审批时间进行监督，对超过24小时才完成审批的节点负责人按制度提请处罚。 7.针对需要填写大段字符的操作，请先用文字编写软件进行编写再复制粘贴到OA系统表格中，避免出现文字丢失的情况。 8.主管及以上人员在进入OA系统后，需要至少浏览待审模块，内部邮箱模块，工作计划模块，公共柜子模块，通知公告模块等审批、信息共享部分，以便及时了解最新信息。 9.上传文件需在上传前对文件进行杀毒扫描才能上传。不得上传无关公司工作内容的文件、程序。不得直接上传EXE文件。 10.表格标题须与内容相一致。 第三章 安全保密 1.所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条