Excel与Access在人力资源信息化管理中实例与应用.docVIP

Excel与Access在人力资源信息化管理中实例与应用 　　摘要：文章对人力资源管理信息系统的发展进行了回顾和展望。结合当前的数据库和数据处理软件技术，以及企业管理信息系统现状，剖析了新技术对人力资源管理者提出的新要求，并通过对两个最常用的数据管理软件Excel和Access的应用实例加以分析，指出两个软件各自的特点和应用误区。 　　关键词：Excel应用 Access数据库开发 人力资源管理 信息化 　　1 人力资源管理信息化的发展与意义 　　1.1 信息化发展历史及对企业人力资源管理的意义。人力资源管理系统最早可追溯至20世纪60年代末[1]：此时计算机技术刚刚进入应用阶段，薪酬计算系统作为一个“大型的计算机”解决了迅速膨胀的工业企业难以应对手工计算薪资的难题，此后第一代网状、层次的数据库系统逐渐成型。上世纪80年代初，计算机程序语言的飞速发展迎来了关系型数据库的春天，非财务信息具有了分析对比的意义，让“人”成为动态的“资源”，可以为企业管理提供决策支持。 　　上世纪90年代末全球化经济浪潮涌起，个人电脑和网络技术迅速普及和发展，第三代可支持面向对象模型的数据库横空出世，经与分布处理、并行计算、人工智能等诸多新技术相结合，衍生出各式各样新的数据库技术。于是人们可以借助庞大的企业信息系统，在更友好的界面下进行企业信息的统一化管理，不仅能借助网络实现远程多用户数据访问，还能实时交流协作，最大程度实现全方位的信息整合。管理效率的普遍提高使得物资竞争空间被压缩，非物质资产成为了商业竞争的焦点，这迫使企业主密切关注人的选、用、育、留，充分扩展了人力资源管理的工作内容。 　　信息化的发展使人力资源管理部门得以从大量被动的事务性工作中解放出来，关注并参与企业管理的各个环节，未来人力资源管理者将逐渐成为企业的全面战略支持伙伴。目前信息技术已逐步走进大数据的“云计算时代”，各大计算机软硬件商开始筹划将企业数据搬上“云端”，企业中每一位管理者的工作地点、工作流程、工作方式都可能需要随市场和环境变化而变化。可以说，技术进步在拓展人们获取信息渠道的同时，直接推动???企业管理模式的变革。 　　1.2 信息化对当前企业人力资源管理者提出的要求。信息技术正向复杂化、多元化发展，旧的数据库已难以适应当前复杂的信息管理需求。作为企业信息管理系统的一部分，人力资源管理系统逐渐开始交由专业的软件公司开发和维护，这也带来了难以解决的矛盾：人力资源工作者要求信息系统设计尽量简单、好用；而企业主则希望耗费了大量成本购买的信息系统能够以不变应万变。 　　因此当前多数企业只购买一个能提供基础的、统一的管理维护功能和部门间复杂的、重要的数据交流的企业级信息管理系统，那些不太重要的、对安全性和交流度要求不高的管理事务（如各部门内勤管理）则交由企业内部人员单独开发小型桌面数据库进行管理。比如人力资源部的考勤和休假统计、人才报表统计等等。这要求人力资源管理者必须与时俱进，了解数据库的基本结构，熟悉不同办公应用软件的特点，做到“知其所以然”才能更好的利用信息化工具实施高效管理。 　　1.3 常用的数据库以及数据处理软件。目前常见的数据库管理软件有：Microsoft Office Access（下文简称Access）、Microsoft SQL Server、MySQL、Oracle、DB2等，也有企业仍在使用FoxPro和FoxBase。 　　数据处理软件一般根据用途可分为数据分析和数据呈现两类，前者精于大量数据的统计建模分析，如SPSS、SAP，后者主要是从数据源中提取信息的电子表格类软件，如Foxtable、Microsoft Office Excel（下文简称Excel）、WPS表格、Lotus、水晶易表等。近年来新一代的Microsoft Office2010系列中，Excel的数据分析和处理能力都有了显著提升，辅以PowerPivot插件也能轻松应对百万级别的数据分析。 　　在Microsoft Windows环境下，Microsoft Office由于拥有极大的市场占有率和用户惯性，以及良好的可开发性，在国内各大企业得到了广泛应用，其中Excel和Access在人力资源管理活动中应用相当普遍，前者以几乎覆盖全部管理领域的强大功能赢得了一大批忠实的追随者，后者也以更灵活友好的开发界面和漫天遍野的辅助开发工具吸引了数据管理人员的注意。微软提供的ODBC连接方式可以使这两大软件轻松实现多种主流数据库的数据转换和交流，一些过早的数据库版本（如dBase3）也可通过其它格式的数据库作为媒介进行数据交互，非常适合复杂环境下的人力资源动态数据收集整理和呈报。 　　但也正是由于使用广泛，我们常常会浅尝辄止而陷入数据管理的误区，我们必须认清数据管理的本质