OHSMS文件控制程序.docVIP

OHSMS文件控制程序 1．目的 通过实施本程序，以确保各相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本，并及时撤出失效、作废的文件。 2．范围 本程序适用于与OHS管理有关的文件和资料的控制。 3．职责 3．1OHS管理手册由最高管理者批准颁布，程序文件由管理者代表批准颁布。 3．2安全处负责OHS管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作，负责适用法律、法规的获取与识别，负责各单位支持性文件的批准。 3．3各部门负责相关文件的实施，文件制(修)订意见的提出，以及本单位文件和资料的日常管理。 4．工作程序 4．1职业安全健康管理体系的文件结构 一级 职业安全健康管理手册 二级 程序文件 三级 a．职业安全卫生法律、法规及职业安全健康有关标准 b．安全生产管理标准 c．有关单位(部门)的支持性文件及安全操作规程 d．年度安全工作计划，年度设备大修安全管理规定，年度设备大修安全用电管理规定等 e．OHSMS审核计划和管理评审计划 f．从相关方得到的技术资料 4．2文件的制(修)订 4．2．1文件制(修)订的条件 ——公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要的； ——上级文件或标准进行了修订，现公司文件与之相抵触的； ——经使用单位(部门)反映，文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符的。 4．2．2文件制(修)订的提出与归口 使用文件的单位负责文件制(修)订意见的提出，由安全处负责统一修订。 4．2．3文件的批准发布 修订的文件经OHS管理者代表批准后，由安全处发布并收回原文。 4．3文件的更改 4．3．1文件更改的分类 4．3．1．1手改：指某些字、符号等出现错误时进行的修改。 4．3．1．2一般更改：指对原文件进行部分补充或完善、文件的主要内容发生根本变化的修改。 4．3．1．3更版：指对原文件版面内容更改二分之一以上，或原文件的主要内容发生较大变化的更改。 4．3．2文件更改的方法和步骤 4．3．2．1手改的方法是由原文件的下发部门以书面形式下达勘误表，各单位受控版本按勘误表进行手改。具体手改的方法是：在错误处划两条水平线，将正确内容写在上方。 4．3．2．2一般更改由原文件起草单位填写“文件更改申请表”，并按4．2．3执行后，与原文件一同使用。 4．3．2．3更版由原文件起草单位填写“文件更改申请表”，并按4．2．3执行，并说明原文废止。 4．3．3文件更版一般须经原文件审核人审核，若指定其他人审核，则必须获得审核所需依据的有关背景资料。 4．3．4所有文件更改，文件管理部门应进行编号登记，并编制文件更改一览表。 4．4文件的日常管理 4．4．1文件和资料日常管理由安全处负责。 4．4．2安全处应填写全公司文件收发记录。 4．4．3各部门也要填写本部门的文件收发记录(小公司可无此项)。 4．4．4文件的受控状态 4．4．4．1文件受控状态分“受控”和“非受控”两类，加盖“受控”章的文件为受控文件，没有盖“受控”章的文件为“非受控”文件。 4．4．4．2“受控”文件的发放范围由安全处确定。 4．4．5受控号 文件的受控号填写在“受控”章内，各部门有固定的受控号。 4．5作废文件的处理 4．5．1文件作废后，应停止使用作废文件，送交安全处统一处理，如需留作资料，则应加“作废”标识，以确保只使用有效的文件版本。 4．5．2安全处应及时收回作废文件，予以更新，经主管领导批准后统一进行销毁，并建立记录。 5．相关记录 文件会签办文单 文件收发登记台帐 更改通知单 受控文件清单