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会议组织与企业公关 Organizational meeting AND Corporate Public Relation 会议组织 会议座次安排 会议服务技巧 会议注意事项 一 会议的筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。可以说，高质量的会议筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。会务工作人员必须以高度的责任心，做好会议的筹备工作。 「一」 专为领导机关日常的工作会议所设置的常设工作机构。如机关的会务处、会务科和会务组一类的职能部门，为领导机关安排或承办一些例行工作会议。 为筹备和组织特定的会议而临时组建的会议工作机构。如××会议筹委会、××会议筹备组、××会议筹备办公室、××会议秘书处等，其内部分设秘书、宣传、保卫、后勤、组织、生活服务等分支机构。 一般大中小型会议所设置的会务工作机构，视情况分为大会筹备（或组织）委员会，办公室、各个职能处：秘书处、宣传处、外联处、保卫处、生活服务处等。 会议筹备方案包括 排列座次是会议组织工作中经常遇到的事情，要排好座次，必须有正确的方法，排列方法的正确与否，对会议的维护，和群体凝聚力将产生不可忽视的作用。 「二」 会议主席台座次 会议座次安排 9 7 5 3 1 2 4 6 8 主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置。中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图： 会议主席台座次 会议座次安排 主席台座次排列，领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。如下图： 1 2 4 6 8 10 3 5 7 9 小车座次 会议座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。 如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。 主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。 主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。 旅行车接送客人：旅行车以司机座后第一排，即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。　 正门 A7 A5 A3 A1 A2 A4 A6 B6 B4 B2 B1 B3 B5 B7 会议室座次【A为客方 B为主方】 会议座次安排 正门 会议室座次 会议座次安排 主方 客方 会场服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，工作内容很多。 「三」 会议签到 引导入座 发放文件 安排发言 会议食宿 内外联络 临时事件 会议记录 交通保障 会议用品 通信保障 组织活动 一般会议会议服务 会议服务事项 几点会议注意事项 「四」 会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。 处理预案：1、为每个重要角色准备后备人选；2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。 会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。 处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。 音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。 处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。 会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达，等等。 处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。 现代企业公共关系 一、现代企业公共关系的概念