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福州普惠物业管理有限公司 行政管理作业指导书 第二章 ★文件、资料管理制度 编号：Q/PH—WD01—02 A版0次修改 2003年1月1日生效 第1页 共4页 1 目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 相关文件 《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3 《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4 工作程序和管理办法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。 5.1.2总经理助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。 5.2文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a) 内业资料； b）图纸资料； c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件； 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件； 与服务过程有关的合同协议； 业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。 管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—4.2.3）。 5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为： 内行文、外行文: 1 福州普惠物业管理有限公司 行政管理作业指导书 第二章 ★文件、资料管理制度 编号：Q/PH—WD01—02 A版0次修改 2003年1月1日生效 第2页 共4页 b) 未被质量体系引用的外来文件: 2 c) 与服务过程无关的合同协议: 3 d) 未被质量体系引用的法律法规: 4 e) 行业标准性文件: 5 f) 照片、录像带:6 g) 电脑贮存:7 5.3文件、资料目录的索引号 X—X.X—XX 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。 5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。 5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR—WD01—02—02），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。 5.5 文件、资料的发放 5.5.1 文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR—WD01—02—03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和 检查。 5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。 5.6 文件资料的调用、借阅与归还 5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR—WD01—02—04）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续 5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。 5.6.3 借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。 4机密性文件的调用与借阅规定 福州普惠物业管理有限公司 行政管理作业指导书 第二章 ★文件、资料管理制度 编号：Q/PH—WD01—02 A版0次修改 2003年1月1日生效 第3页 共4页 a) A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。 b) B级机密文件资料：业主档案，