文字材料规范格式要点总结.doc

文字材料规范格式要点为统一、规范公司各类文字材料格式，提高页面排版质量，参照国家机关公文处理的有关规定，现对文字材料（包括各类书面上报、汇报材料，协同办公系统各类通知、通报等）的格式规范如下：一、文字材料（电子版和书面）的格式文字材料的主要要素一般包括：标题、正文、行文机构（即材料编写部门或单位）、行文日期、附件。（一）封面如果文字材料有封面，则封面标题用二号黑体（或宋体加粗）居中（字数过多可用2行或更多）；单位、姓名用三号楷体_GB2312；一般不要出现时间。（二）标题标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体字，标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。如果有主副两个标题，主标题用二号华文中宋体或加粗宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；副标题用三号楷体_GB2312，居中排列，主标题和副标题之间用三号字的单倍距，副标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。（三）正文正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。1.层次序号要求。文中的结构层次序号为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”，第五层用“①”。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。层次序号必须为输入格式，不可使用自动生成格式。2.小标题要求。如果文中有独立成段的小标题，独立成段的小标题末尾无标点符号；如果小标题之后接着排印正文的，末尾有句号，采用与正文一致的仿宋_GB2312字体。连续的书名号或引号中间不加标点符号。3.字体要求。正文中只能用仿宋_GB2312、黑体、楷体_GB2312等字体，均用三号字，不能加粗。正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体_GB2312字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体_GB2312字，第三级及以下全用仿宋_GB2312。除小标题之外的正文文字用仿宋_GB2312。4.行间距要求。正文行间距为单倍距或29磅（正规为每页排22行，每行排28个字）页面设置：上下各为2.54cm，左2.8cm，右2.6cm。（三）行文机构行文机构写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称或规范性简称，用三号仿宋_GB2312。（四）行文日期文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋_GB2312；如果用阿拉伯数字标注，月日不能用虚位，如“2017年04月07日”，而是“2017年4月7日”。（五）附件附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行下空1行的左侧空2字，用三号仿宋_GB2312字体标注“附件”二字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称较长需另起一行时，应当与附件名称第一行的文字对齐，序号后面用小圆点，例如“附件：1．×××”，附件名称后不加标点符号。附件内容编排于正文落款之后并另起一页，首页左上角顶格用三号黑体字标注“附件”二字，后面不用冒号，有顺序号的应标注清楚，附件的序号和名称前后标识必须一致。二、文字材料的装订（一）打印及印刷文字材料必须双面打印或印刷，多页打印装订时必须标注页码。（二）用纸及格式采用国际标准A4型纸，页面设置的页边距上下各为2.54cm，左右各为2.8cm，并根据篇幅合理调整行距、字距，行距为单倍行距，字距为标准字距，一般每面排22行，每行排28个字（含标点符号）。（三）装订左侧装订，订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l／4处，平订钉锯与左页边间距为5mm -8mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。三、其他要求（一）文字材料为单页且内容较少时，为确保页面美观，应将文字调整到页面中偏上位置，并扩大行间距。（二）篇幅较大（超过10页）时，在不影响整体效果的前提下，可通过缩小行间距的方式进行适当调整。（三）文字材料的末页单页面字数较少时，可通过适当缩小行间距的方式去除此页面；如无法缩小，也可通过适当扩大行间距的方式使此页面字数增加，增强整体的美观效果。（四）文字材料电子版统一用word文本格式。文字材料中的表格或作为附件的表格，必须用“Word”制表，不可使用“Excel”制表或制表后再复制。制表应力求美观、合理，字体及字号使用恰