國內外出差管理辦053003.docVIP

- PAGE 10 -滾石移動股份有限公司國內外出差管理辦法第一條 目的本公司為使公司同仁於國內、國外出差時有所遵循，特訂定本辦法。第二條 適用範圍凡本公司同仁國內外出差，皆依本辦法規定辦理。第三條：政策與原則一、部門主管對國內外出差之派遣，應以公務性質及實際需要為原則，事後對旅費報支應確實核驗，如能利用其他方式處理而達成任務者，則不必派遣。二、出差人員應遵守當地國家法令規定，其旅程應以最佳途徑規劃，非經事先核准，不得繞道、延滯，或在非公務所在地區停留，其不按出差行程差旅所發生之費用，除不予認定外，應補辦理請假手續並依相關規定予以議處。三、出差期間，如因個人原由，需兼程辦理私事或休假時，應事先經最高權責主管核准後，方得為之。處理私事期間，所有作為與本公司無關，其所發生費用係屬個人之費用，不得報支公司任何費用。四、出差時間除特別原因外，應儘可能事先安排出發日及返國日。出差搭乘之班機，應以早出、晚歸的班機安排為原則，以達出差從短、行程從緊之要求。五、國外出差之住宿，應優先選擇本公司之特約飯店或旅館為原則。如當地無特約飯店或旅館時，則應以安全、經濟、平實之旅館為原則，並統一由公司指定窗口洽辦之。但由客戶廠商代辦者除外。六、搭乘具危險性航器(如飛機、輪船…)，應具風險分散概念，相同目的地之旅次，職務上有高替補性，如董事長與執行長與營運長間、同部門最高主管與次高主管與部門同仁間，其搭乘班次，應有所規劃區隔。第四條：定義國內出差：國內出差凡單程旅途七十公里以上之出差，台北、基隆、桃園等縣市以外之地區皆屬之。國外出差：係指國外（台、澎、金、馬地區以外，含大陸、港澳地區）執行與職務有關的工作，無論其是否能於當日往返均屬之。第五條：申請程序一、同仁因公於國內出差者，應由本人填妥「出差申請表」 （詳附表一）檢附「預定行程表」，依核決權限核准後，於出差日前3日（不含例假日），送交「執行長室」助理及人事行政部辦理協辦事項。二、同仁因公於國外出差者，應由本人填妥「出差申請表」 檢附「預定行程表」，依核決權限核准後，於出差日前7日（不含例假日），送交執行長室秘書及人事行政部辦理出國協辦事項，如需辦理簽證或護照更新，則需預加簽證辦理工作天。執行長室秘書及人事行政部承辦人需於出國前一天將機票及相關證件交給出差申請人。協辦部門及事項如下：執行長室秘書：協助辦理護照、簽證等文件、叫車、機票等交通工具安排、確認住宿旅館等。人事行政部：辦理團保、旅遊平安險等投保事宜、核計出缺勤狀況等。財務處：膳雜費預支、出差申請表序號歸檔及出差報銷追蹤事宜。第六條：核決權限一、請參照核決權限規則。二、出差同仁除董事長外，均需經其上層主管核准。第七條：膳雜費預支一、依據已核准之 “出差申請表” 預支旅費。二、預支額度之上限為出差日數×單日膳雜費上限×1.5倍（以台幣或美金支付）。三、由人事行政部於出差日前3個工作日送交財務處辦理。四、由財務人員於出差日前1工作日轉交出差同仁。第八條：差旅費之審核與結算一、出差同仁返回工作崗位後，應於限定期限內，填寫「出差旅費報支單」（詳附表二），並檢附相關單據依核決權限簽核，結算其差旅費。二、國內出差應於出差返回3個工作日內結算(以回程日隔一天開始計算，不含例假日)。三、國外出差應於返國7個工作日內結算 (以回程日隔一天開始計算，不含例假日) 。四、若膳雜費預支大於所申報之旅費，則由財務處通知出差申請人於通知日之次日前補繳差異數。五、出差人員申請差旅費，若超過規定之給付標準，需填寫簽呈，說明原由，經核決權限簽核後，財務部門始可付款。六、費用結算以出差當日財務處外幣匯率表為換算標準；若以信用卡支付，則以實際消費匯率為依據。七、出差人員需於限定日前申報差旅費用，逾期經財務人員催告7日(以催告當日開始計算，不含例假日)後仍未申報者，公司得不支付該次所有費用。如有膳雜費預支，逾期未依規定報銷者，公司將自出差人員薪資帳戶中先行扣除預支金額。八、檢附單據(一)機票：機票票根及旅行社出具之收據。(二)客運、火車票：票根。(三)計程車資：經手人証明。(四)住宿費：飯店之收據、發票。(五)通訊費：發票及通話紀錄明細。(五)其他：收據或發票。 第九條：國內出差一、差旅費報支標準詳如附件一。二、差旅費可區分為住宿費、交通費、膳雜費、交際費四項。三、住宿費報支：(一)住宿費得報銷之項目僅以住房費用為限，不包括付費電視、住房飲料餐食、私人電話費、洗衣……等費用。(二)出差地點若備有免費住宿場所時，不得報支住宿費。(三)若二人以上同時同點出差時，除營運長/財務總監以上之主管外，則以同性二人同住一房為原則，由職位高者付費及請款，其餘人員不得再報支住宿費。(四)因實際需要，陪同重要客戶或供應商出差時，可住宿於同等級旅館，並應檢附憑證以按實支付。(五)住宿費報支須檢附具公司統一編