档案管理学教学课件.doc

档案管理学 档案的定义内涵是什么？ 国家机构，社会组织或个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音以及其他形式的原始记录，简言之，档案是原始的历史记录。 文书的作用？法规约束作用：中华人民共和国宪法书面领导和指导作用公务联系作用宣传教育作用凭证依据作用 怎样理解“划分文书所属年度是立卷前需要解决的一般原则”？文件内容有针对时间的放在针对时间里，其中针对年度在2年以上的，放在起始或终止年一般文件按写成年度立卷跨年形成的有关同一问题或密切联系的一组文件，应按形成的主要年度或办结的年度立卷有些工作根据专业活动特点使用专门年度，另有计算方法用于案卷标题的专门术语？案卷：只限于某一案件或某个人问题的调查处理形成的文件材料；来往文书：限于机关之间商洽一般工作问题形成的公函、电报等，通常同时标出通讯者；材料：主要用于正式收发文件以外的辅助材料、参考材料以及其他有关材料；文件只用于某次会议形成的文件材料 电子文件归档的程序和要求？程序：电子文件的形成、签署、审批收集积累整理需归档的电子文件鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性检测归档电子文件编制目录编制归档说明存入磁光介质复制备份（3份）进行载体标示要求：保证内容正确进行规范化整理脱机备份（使用移动硬盘）数据与软件一并归档（软件只需归档一次，可重复使用）数据不压缩数据不加密病毒检测多套拷贝（3份）与纸质档案同时归档附加非电子签章保存留痕信息 电子文件有哪些特点？ 非直读性；系统依赖性；信息与载体可分离性；信息的不稳定性；信息储存的高密度性；多媒体的集成性；信息的可操作性。 电子文件里有所需的技术安全措施有哪些？对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于所提供的拷贝的制作，必须进行有效的监控通信传输或直接利用的，对其中有密级的内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为工作查证的依据利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作而造成补课挽回的损失文件的归档范围和不归档范围？应立卷归档的文件材料：凡是本机构在工作活动中形成的，经过办理完毕，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿（复印本），以及编制的图表簿册，均需归档。无需归档的文件材料：重分文件；未成文的草稿和一般性文件的历次修改；事务性的、临时性的没有查考价值的文件材料；与本机关、本部门主管业务无关的文件以及非隶属机关送来的参考文件；内容被其他文件所包括了的文件；一般机关来往发文的信封。 档案馆接收撤销机关档案的主要要求？?撤销机关组织人力进行整理后向有关档案移交撤销机关的业务分别划归几个机关的其档案材料不得分散，仍作为原机关的一部分，按全宗整体移交有关档案馆一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新机关，只合并以前形成的档案材料，仍以原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管一个机关内一部分业务或一个部门划归另一个机关其档案材料应作为原机关档案有机整体的一部分，不得由原全宗中抽走而带入另一个机关机关撤销或合并时尚未办理完毕的文件，移交给应受理这些文件的新机关继续办理并作为新机关的档案加以保存 档案提供利用的基本途径？ 提供档案原件；提供档案副本或复制件；提供档案信息加工品 卷内文件排序？ 批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿件依次排列在定稿后。 缮印工作的基本要求？ 忠实原稿；确保安全；选用符合规格的适用的耐久的纸张（297mm*21mm）A4余字迹材料；确定正确的公文格式；注意版面整洁美观；在印刷和装订过程中无缺页、无白页、无倒页、无掉页。开发档案的措施？档案馆必须根据开放档案的客观需要，加强基础工作建设档案馆必须为开放档案准备较好的检索工具体系，多角度、多途径满足用户检索需要档案馆必须建立健全开放档案的利用管理制度档案部门必须通过各种有效途径增强社会档案意识水平 控制和调节库房温湿度的措施？降温：≧30℃ 进行降温 冷气设备；屏障窗帘；向阳窗户关闭，背阴窗户通风降湿：≧70% 进行降湿 通风或密闭；去湿机；吸水剂；增温降低相对湿度增温：≦0 ℃ 进行增温 空调；暖气加湿：≦35% 进行加湿 自然蒸发加湿器；湿布拖库房地面，洒水置放水盒15. 文书与档案的联系与区别？联系：1.文书与档案都已文书味主要成分 2.具有保存价值的比部分文书会被整理转化为档案 3.文书作为媒介使文书学、档案学、秘书学3门学科紧密相连区别：1.办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文书不是档案。文书是档案的前身，档案是文书的归宿。 2.对日后的实际工作和科学研究活动有一定查