酒店管理场所 会场选择——酒店宴会会议会场选择2018（叶予舜）.docx

酒店管理场所 会场选择——酒店宴会会议会场选择会场选择的基本步骤会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：确定会议目的。确定会议形态。决定实质上的需求。考虑与会者的期望。选择何种会议地点与设备。评估选择的正确性。针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。 确定会议目的 　　大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。选择会议场地的工作清单(check list) 　　先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。地区费用(成本)与便利性。是否邻近机场。轿车或出租车是否足够。充足的停车空间。如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。环境当地有何观光点。购物。休闲活动。天候状况。环境是否良好。餐厅。当地治安是否良好。社区经济状况。当地给予外界的评价、过去会议举行情况。当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。设备保安（警卫）人员与服务人员是否友好、做事效率如何。大厅(lobby)是否整洁，吸引人。报到处是否容易找到：是否有足够房间供工作人员使用。是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。接待处的人力是否足够。当人数众多时是否有足够的电梯设备。询问处是否全天候有人值班。立即回复有关电话询问，尽速转送留言。对客人的服务：药局。礼品店。柜台服务。保险箱。舒适、整洁的饭店住房：家具是否完好。现代化冲浴设备。充足光线。足够的衣橱空间与衣架。烟雾警示器。火灾逃生资料是否清楚。冰箱和小酒吧。走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。是否在每层楼有冰块和饮料。电梯服务。标准房与豪华房的大小。是否有特别楼层提供特殊服务。豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。订房的程序和方法。房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。每一种类别的房间数。有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。会议房价与一般房价如何。何时能提供确定的会议房价。是否需要保证数量与订金。进房与退房的时间。什么时间取消已预订的房间。付款方式。接受哪几种信用卡。万一取消订房，退款方式为何。会场空间(meering space)会议室尺寸(面积)。当会议室做不同座位安排时，其容量如何。会议室隔音设备是否良好。电源开关、冷暖气控制是否单独分开。会议室的音响效果，是否有良好音响系统。固定设备如黑板、银幕和家具。障碍物如圆柱。视听设备：视听效果，是否后座的人可以看到银幕。会议室天花板高度。是否有装饰灯架。装饰的镜子是否会反光。是否有窗帘遮住窗户光线。电源控制位置。火灾逃生口。公共区域是否整洁。相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。房间和公用电话是否很方便。洗手间数量、位置，是否干净。衣帽问数量、位置。其他服务：足够空间放置家具和器材。良好光线。很容易让与会者找到。足够的电源插座。安全性。16；设备：桌子：1.83米宽x 2.44米长。一般教室桌宽38.1~45.7厘米。椅子：舒适并适合较长会议使用。舞台：不同高度的舞台。有地毯和铺裙边的舞台。讲台：站立式讲台。有灯光的讲台。黑板和布告栏。指示架。废纸篓与垃圾桶。照明灯与辅助灯设备。灯光控制盘。报到台。麦克风。餐饮服务(food＆beverage service)公共区：清洁与外观。备菜区是否干净。在最忙时段是否有足够人力。工作人员态度。有效、快速的服务。各式菜单。价格范围。预订的方式(reservation policy)。是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。大型活动：费用(成本)。创意性。质量与服务。多样菜单。税和小费。在活动前要求涨价。特别服务。特制菜单。提供主题宴会(theme party)的建议。独特的茶点。素食和节食者的食物。餐桌布置。舞池。宴会桌的尺寸。(15)8人座／10人座。酒的规定：禁止服务时段。现金交易酒吧规定：调酒师费用和最低计费小时。出纳人员费用。点心价格。保证数量规定。何时需要提供保证数量。准备的份量超过保证，数量的最大极限。展览空间有多少卸货点，距离展览区多远。是否有货运接收区。设备：空气压缩机(conpressed air)的水、排水系统、电力、煤气、电话插座。最大地面承载量。警卫区。防火逃生口。展览与餐饮、洗手间、电话的距离。是否有充分时间进、出场。是否需要特别装潢来增加场地外观。灯光是否需要补强。展览场地是否