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浅谈档案收集工作中文件鉴定 　　摘 要：文件形成速度的快速增长日益要求在档案收集工作中进一步加强文件鉴定，文件的鉴定要依据档案的价值标准和档案特性来开展。档案收集工作中在文件整理、归档的不同阶段都可以开展不同层次的文件鉴定工作。文件的鉴定为档案管理工作奠定了基础，有助于提高档案的价值和档案管理水平，最终实现档案管理科学化、规范化。 　　关键词： 档案；文件；鉴定 　　1 文件鉴定的定义与实质 　　档案工作者从与文件形成机关的组织、职能、政策、决定、程序、日常工作或其它活动有关的文件中挑选那些在原来形成文件的目的实现后具有档案价值或仍有用的文件。在档案收集中这种挑选文件的过程实际上就是文件鉴定。 　　文件鉴定是对文件系列的来源和特性进行全面分析，掌握区分技术和挑选技术，考虑文件行政管理价值、研究价值和档案价值的过程。美国档案工作者协会术语委员会对鉴定的定义为：根据文件在现行行政管理、法律和财务等方面的用途，文件的凭证作用及研究和情报作用，依文件的整理情况以及与其它文件的联系而确定文件价值，从而确定文件处置办法的过程。文件鉴定《档案术语词典》的定义为：行政机关对文件的挑选，对文件价值的评定、优选、销毁或处置的过程。 　　文件鉴定所指向的档案价值指的是档案客体的利用价值，满足社会需求（即主体）的程度，是社会需求对档案属性的某种肯定。档案价值并非档案天然属性，它是在主体和客体相互作用中形成的，如果档案不进入实践领域，档案的客观属性不会转变成档案价值。因此，档案工作者依据社会未来需要而保留文件，但无意销毁有价值的文件造成损失或过多保留文件都会阻碍研究工作，因而应当避免。为避免保留无价值文件或丢失有价值文件，档案工作者需要了解过去，正确进行分析与展望，并预测将来的社会需要，这就是文件鉴定的实质。鉴定文件的标准一般来源于既定目标、工作计划、鉴定准则及说明。档案工作者常援引文件取舍决定的检验或文献、保存文件决定的理论说明等进行鉴定。 　　2 我国档案工作中文件鉴定的必要性 　　我国目前档案工作中由于??政机构文件产生能力增长，库藏档案压力越来越大。面对正在形成中的文件洪流，文件的鉴定、挑选过程可留下真正有价值的文件并避免档案工作淹没于文件洪流中。 　　我国档案鉴定理论滞后，进行档案鉴定的心理和观念比较落后，因此存在重收藏、轻鉴定的现象。由于怕错畏难心理作怪，因此难下大的决心推进档案鉴定工作。档案工作缺少统筹和规划，理论与实践缺少结合，等待观望居多，不愿或不敢动手，档案鉴定难，销毁更难。经过鉴定需要销毁的无价值的档案和过期档案由于不敢销毁，多缓期执行而造成巨大浪费。 　　档案鉴定环节的落后已经影响到整理、著录、保管、统计、利用等其它环节，从而也影响计算机管理的推行。 　　然而文件鉴定是档案工作的首要职能，是档案工作的基础。在美国档案系统中，档案馆的鉴定职能是使档案领域成为博学者专业圣殿的最重要的原因。鉴定成为档案优化的主要措施，可以改变当前档案质量不高而数量增长过快的局面。通过档案鉴定与处置最终达到库藏档案精而全的目标。 　　由于文件鉴定的标准和规章都不完善，没有形成成熟的鉴定理论。日益要求鉴别和处置政策性、决策性和职能性文件的立法和机构。目前主要依靠一般性准则、全面分析或征询专家意见进行文件鉴定。《全国档案事业发展“十五”计划》要求研究鉴定、销毁档案的程序和方法，做好价值鉴定，实行永久保管档案分级管理，机关文件开展价值鉴定工作，机关归档文件保管推行期限表审批制。 　　3 文件鉴定中的价值标准 　　文件鉴定中的档案价值因素一般包括三个方面：1.年代因素，鉴定的标准应以文件年代而异，文件的档案价值、历史价值、研究价值会随年代的不同而变化，因此古代、现代和近期不同种类的文件中永久保存的定义就会发生变化。2.数量因素，这是文件鉴定中的决定因素，数量常常决定了文件行政管理的级别和鉴定处理程度，从而对文件组合、系列、汇集级别进行评价。3.形式因素，文件形式有个人文稿、公务文件、出版物、印刷品档案、照片、录音、电子文件等，不同的文件形式其鉴定的方法和价值取向也各自不同。 　　文件鉴定后形成的档案应当具有档案的特性，即职能特性、凭证特性和情报特性，因此档案工作者在文件鉴定时特别关注的是文件是否具有凭证价值或情报价值；职能价值属于文件来源机关的原始价值。谢伦博格认为文件的第一价值即原始价值，是文件对文件形成机关的价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和执行价值。文件第二价值是其对于其它机关或个人利用者的价值，又称从属价值或档案价值，包括证据价值和情报价值。 　　档案收集过程中应根据档案价值标准对文件进行鉴定、评价、挑选、裁定。对文件进行鉴定，评价文件的档案价值大小，优先收集档案价值较大者，实行抽样和优选。按照档案价值进行级