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浅谈档案利用过程中保密工作 　　摘 要：本文围绕档案利用过程中的保密工作，探讨在新时代中如何做好档案保密工作，使用何种方式去实践档案保密性，旨在寻找人工和电子相结合的合理档案利用的保密措施。 　　关键词：档案利用 档案保密 电子设备 档案工作人员 　　档案保密是档案利用开展的一项重要工作。做好档案利用中的保密工作，应结合时代，在电子设备和人员配置上共同探讨相应的方式，真正让档案利用服务大众。 　　档案实际作用的发挥，在于让档案用户获得所需的档案信息，即档案利用。做好档案利用工作不仅是档案工作中的重中之重，而且也是档案工作的价值所在。然而在档案利用过程中也应严密注意因档案时限、特殊材质或机密材料等所要求的保密工作，即档案保密工作。在档案保密工作中除妥善运用好档案保密工作的机制，也需要适时吸收新的档案技术和先进经验。良好的保密工作能够最大限度发挥档案的价值，提升档案保密工作的质量，由此更好地助力档案利用工作，为档案利用工作服务。 　　档案保密工作属于档案管理工作的分支，是在档案的记录、保存、留档等过程中，根据档案文件的性质和时限的不同，被规定实行不同的保密措施并实行的工作。在之前的档案利用过程中，保密工作更多地体现在被动型的需求中，需求人员需要利用档案，由此在被动的需求产生之后，才开始进行档案保密工作。在被动档案保密工作中设立的查询档案人员登记制度、档案保管员制度以及要害岗位保密安全责任制等都是常见的档案保密机制，但仅适用于过去信息技术落后的情况，这些制度能够从档案室的大范围上做好档案保密工作。 　　随着社会快速发展，档案文献种类繁杂，发文速度加快，社会对于档案利用工作也提出了新的和更细致的要求。与此同时，档案保密工作也必须顺应时代的发展，不断探索新的发展趋势和工作方式。 　　一、合理利用信息技术和电子设备 　　如今，随着网络技术的普及，档案工作及档案保密工作也有了新的发展。档案利用工作越来越向主动服务靠拢，即在做好档案保密工作的同时，及时开放快到期限的档案，主动地供需求人员查询。同样新研发的档案软件的运用简化了档案登记制度和档案阅读的步骤，减少了档案工作员的工作量，也便利了用户使用档案，档案的原件得以最大化的保存。档案利用制度一般有借阅制度、外借制度、复制制度等，由于利用人员利用档案的性质不同，相应的审批手续也不相同。 　　在做好档案利用工作的前提下，电子档案保密工作事项应注意以下三项内容。 　　一是阅前，合理运用电子技术，重要档案文献应第一时间备份留档，保存完善文献原件。在人员查询前，应明确档案利用的各项规章制度，提醒利用人员遵守。 　　二是阅中，电子产品的应用应局限在档案室内的办公器具，查阅时尽量不使用，档案室内应安装摄像头或其他装置，留存影像资料，及时获知利用人员的利用情况，保证档案不泄密，不外流。 　　三是阅后，修正电脑，方便下一位人员的查询，同时查阅电脑记录，确保档案的保密性。 　　二、合理配置档案工作人员 　　电子设备的运用也应配置合理的人员管理，档案工作人员是规章制度的实践者，应具有较高的业务能力、工作能力、文化素质和思想素质。所以，档案工作人员在工作中也应注意三项内容。 　　一是事前在档案期限到期前及时关注并审批保密时限档案，遵守档案审批程序，档案审批步骤应连同领导分级审批，第一时间把快到时限的档案进行利用，避免出现因逾期使保密档案无用武之地的情况。建立配套档案年鉴或档案资料库的档案馆，可设立相应的专职人员来负责，定期更新档案文献，提前做好档案的审批工作。 　　二是事中观察揣摩利用人员的心理，由于利用人员的利用情况不同，档案工作人员应具备相应的洞察能力。对于违规人员的行为，应及时提醒，避免文献的损坏。同时防止利用人员对档案文献的私自更改、涂抹或撕毁，要注意保护档案。 　　三是事后阅后审查，对于档案文献损毁严重的违法行为应主动及时报告相应领导，请领导及时制定措施和补救办法，最大限度挽回损失。 　　三、合理制定档案保密制度 　　俗话说：没有规矩不成方圆。对于要求严谨细致的档案保密工作更是如此。档案保密工作制度和档案利用工作是相辅相成的，良好的档案保密工作制度对于提升档案利用工作的效率效果明显。当今的档案保密工作制度涉及三个方面。 　　一是分区负责制。档案工作人员制度除了日常的考勤制度之外，可采取分区责任制，即将档案馆根据空间、条目或保密轻重程度划分为各个区域，相应的档案工作人员负责相关区域。分区责任制简化了档案工作保密工作的难度，同时档案如果发生泄密情况，可最快找到相关区域的负责档案工作人员，明确责任，有利于快速采取有效措施，从细节提升档案保密工作的质量。 　　二是档案工作人员的奖惩制度。档案是为人利用、为人服务的，所以档案工作人员在档案保密的前提下不仅要提升档案利用工作的质量，而且要加强档案利用的服务工作。采用档