档案操作标准.docVIP

PAGE PAGE 2档案操作标准一、范围本标准规定了档案管理程序、档案归档范围。其中具体包括文件装订、文件排列、文件编号、文件著录、备考表、文件装盒、档案盒脊背、打印归档文件目录、打印卷内备考表等一系列管理环节。本标准适用于文件、合同、证件、图纸、电子文档、声像文档、实物等的管理。二、规范性引用文件（一）工程所涉及的国家现行的施工质量验收规范、标准、规程。（二）GB/T19001：2008《质量管理体系要求》标准。（三）GB/T50326-2005《建设工程项目管理规范》。（四）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）。（五）《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）。（六）《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）,以北京地方标准为例,请自行参考各地区地方标准。（七）《项目管理标准》（ZJS.MS102-2016）。三、术语或缩略语（一）原件：最初产生的、保留原始面貌的文件或资料。（二）复制件：与原件内容相同的复制品，可以是复印、影印、电子扫描。（三）案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。（四）立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。（五）归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件、资料或图纸、设计书等整理立卷后，按规定将档案移交统一保管的部门。 四、档案管理（一）涉及岗位和职责项目技术内业负责记录控制的归口管理工作。项目经理、工长、质检员、计量员、材料员、机械管理员、劳资员、预算员等按规定做好相关记录，并在工期内负责相关记录的管理工作。具体职责规定如下：1.项目经理（技术负责人）职责：（1）贯彻执行国家及主管部门（含地方政府）管理法规、制度、标准，搞好项目档案资料标准化、制度化、现代化建设。（2）负责组织项目各级人员参加竣工验收、技术评审、重大会议活动，指导、帮助资料员开展好资料管理工作。（3）负责组织项目有关人员做好资料归档工作，保障各类资料归档齐全、签署完备。组织编写项目施工总结。（4）经常检查项目资料归档、保密情况。组织开展资料填写工作检查、指导、经验交流活动。（5）在有关会议上要求项目各级人员要重视工程资料的收集、整理，关心、支持项目资料员的工作，提高全员资料意识，确保管理工作质量。2.其他管理人员职责：（1）负责本职工作原始资料、记录的管理。（2）按各级管理规定及时填写相应的记录，并对其及时性、准确性、完善程度负责。（3）在工期范围内妥善保管所有相关工程文件、资料，注意保密。（二）文件质量要求1.归档的工程文件应为原件。修裱破损或页幅过小的文件。2. 工程文件的内容必须真实、准确、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。保存的文件不能用易褪色的书写材料（复写纸、热敏纸．红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制。3.超大纸张折叠，对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作时要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠。4.如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。5.装订：采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或线装订。6.录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质。（三）文件档案编目1.文件编号文件需做必要的标识，内容通常有名称、日期、编制人、审核人、表格编号、密级或“受控”标识、公章、保存期限、份数、分发号、版本号等组成。质量计划、施工方案、施工作业指导书；项目环境和职业健康安全管理文件；项目管理制度等项目管理文件的标识应注明编号、受控状态、份数及分发号，编号图样如下图一。规范、图集、图纸等不写编号，必要时盖公章。保存期限在程序文件记录清单中标识。其余的资料的标识视情况灵活组合。组卷的文件按各地区《建筑工程资料管理规程》要求组卷。组卷的资料只写编号，不写分发号。编号图样： XXXX——JS——A/1——001 项目名称——文件类别——文件名称——顺序号文件类别编号技术JS物资WZ图纸TZ变更洽商BG商务SW质量ZL安全AQ2. 编写案卷页号卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，将其作为一份填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。3. 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。卷内目录排列在文件材料的首页前。档案盒未盒满前，卷内目录可采用打印空白目录，手写填