秘书处工作的性质作用与注意事项.docVIP

秘书处工作的性质、作用和注意事项第一部分 秘书工作的核心——领导意图一、领导意图的含义指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。领导意图是秘书活动的核心1．它是适应管理社会组织的需要，为达到某一目标，完成某一任务，由领导者提出的确定意见，而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法；（是确定的，而非不成熟的）2．是在管理活动中需要实施的工作意见，而不是作参考的备忘录（是需要实施的而非仅作参考的）3．是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心，而不只是具体的、某一部分的要求，或是细枝末节问题的规定。（是宏观的而非微观的）命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。其核心是这些做法或要求的出发点，是所要达到的目的，而不是这些公文或意见本身。二、领导意图的形成（详见教材P18-20）1．领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。2．领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。3．领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。4．领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。按：此说值得商榷。这里说的应是“正确的领导意图的形成”。第二部分 秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点一、秘书工作在领导活动中的地位1．从属地位秘书工作从属于领导活动。没有领导活动也就没有秘书活动。秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；要辅助领导的决策，如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。2．参谋地位秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。二、秘书工作在领导活动中的作用主要有六方面作用：1．枢纽作用秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。（详见教材P21）2．助手作用秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面：（1）文书处理——公文制发、文书资料处理。（2）筛选文件（3）文字把关（4）事务处理——主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客，完成领导交办的临时性工作等等。（5）督促作用——主要是按领导意图对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。并将有关情况及时反馈给领导，以便领导及时作出调整，改进工作。3．参谋作用给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面：（1）提供依据即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定，作为领导决策和指导工作的依据。（2）综合意见即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。（3）出谋献策即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。Δ秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。参与决策是其他领导成员的权力。（详见教材P22-23）4．辅助协调作用协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、协同一致、有效地实现既定目标的行为。协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。5．“不管部”作用“人管部”：资本主义资本主义国家内阁中的阁员，有权出席会议，担任内阁指定的任务，但经常无部可管，故称“不管部”。任此不管部阁员，称为不管部大臣，又称无任所大臣。秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有以下四方面：（1）围绕中心工作产生的任务如选举人大代表的工作，开展文明礼貌月活动等。这些任务常无专门业务部门管辖，需秘书部门配合完成。（2）临时发生的突击任务如本部门或下属单位发生的天灾人祸，与外单位发生的严重纠纷，或上级交办的临时紧急任务，也常由秘书部门去调查、办理。（3）带全面性的任务或活动如一个学校举办校庆活动，一个单位召开全系统会议等，也常由秘书部门承办。（4）为领导服务的其他任务如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。6．“窗口”作用秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系，对外接待往往都首先要经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。三、秘书工作在领导活动中的特点1．依附性秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作，为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。秘书在工作中要注意两点：（1）“参与政务”而不越俎（ZU）代庖，自作主张，强加于领导。只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等。只能当参谋而不能参与决策。 （从秘书与领导的关系说》（2）不