邮件发送传真说明.DOCVIP

邮件发送传真说明 用户通过E-mail附件的形式把要发送的文档及传真收件人信息一并提交到传真服务器中设定的pop3邮件服务器账户。传真服务器定时查收设定的邮件服务器E-mail帐户，自动下载邮件并提取接收邮件中的收件人信息和传真文档，然后再把传真文档转换为传真，发送出去，发送完成后，把传真发送结果仪回执的方式回传给邮件发送人。下面是具体的设置和发送传真的方法。1、邮件服务器设置 在传真服务器登录完成窗口中打开“程序选项”窗口，并选择“邮件接口选项”，如图所示。配置邮件服务器1．设置EMAIL账户：对于不同的邮件服务器，POP3和SMTP服务器的设置方法略有差异，请按相应的邮件POP3和SMTP服务器填写方法填写。或者参考Outlook和Foxmail中的相应设置方法。设置完成后，使用旁边的“发送邮件测试”和“接收邮件测试”按钮检查EMAIL账户设置是否正确。 2．传真转EMAIL选项：如果勾选“启用传真转EMAIL功能”，则允许用户接收到传真后自动转发到用户的EMAIL信箱中，默认的转发EMAIL时间间隔为2分钟。 3．EMAIL转传真选项：如果允许用户通过服务器上用户信息中设定的EMAIL地址发送传真的话，必须勾选“启用EMAIL收发传真功能”。传真服务器从上面设定的POP3服务器中查收传真的时间间隔默认为5分钟（如果使用公网邮箱，建议查收时间间隔设置为5分钟，否则时间太短，有可能会被邮件服务器锁定而不能正常工作）。 参照上图中的设置方法，完成Email账户的设置。如果用户使用的是公网免费或收费邮箱的话，必须保证传真服务器能够连接互联网。传真服务器定时查收图中Email地址中的邮件（传真服务器查收完邮件后，自动把Email地址的邮件删除，因此强烈建议图中的Email地址仅供传真服务器使用），自动转换邮件附件为传真任务，添加到发送任务中排队发送。2、合法E-mail邮箱授权与邮件过滤 为防止未被授权的邮件发送人使用传真服务器提供的邮件发传真功能。在传真服务器用户管理中，可以对用户设定相应的“Email地址”，如下图所示（在用户管理中，新建或编辑用户信息，并选择高级选项即可查看）。只有在用户信息中即图中设定的Email地址发送来的的邮件，传真服务器才会正确传真为传真任务发送，所有其他未授权使用的Email地址发送来的邮件，传真服务器接收到以后，立即删除。在用户信息中设置Email地址后，“勾选启用邮件发送传真功能”，则该用户即可使用邮件发送传真功能。用户邮件转传真设置 对于不同的用户，必须设置不同的Email地址。传真服务器自动把邮件发件人地址和用户中设定的Email地址相比较，如果相同，则认为该传真就是当前用户提交的，在发送完成后自动记录到该用户发件箱中。这样传真服务器不仅能实现邮件转传真功能，还可以自动记录不同用户发送的传真日志。3、使用Foxmail或Outlook发送传真 邮件发送传真时，可以使用WEB方式发送邮件，也可以使用Foxmail或outlook方式发送邮件。这两种方式，在发送时填写的内容和方式完全一样。以下Foxmail为例说明（Foxmail中的邮件帐户自行设置）： 1）发送单个传真 在邮件收件人栏填写“配置邮件服务器”中设置的Email地址。单发时，在邮件主题中直接填写收件人信息。格式为：“传真号码/收件人名”其中收件人名和传真号码之间的“/”号必须使用“英文斜杠”。然后插入要发送的传真附件，点击发送即可。发送单个传真2）发送多个传真方法－群发1发送多个传真方法－群发1 在邮件收件人栏填写“配置邮件服务器”中设置的Email地址。主题中直接填写多个收件人信息，其中多个收件人直接用“英文的分号”分隔，收件人名和电话号码之间用“英文斜杠”分隔。然后插入附件，点击发送即可。如果是发送长途传真，可以直接输入长途号码或长途区号和号码直接用“-”或“，”分隔，例如号码可以这样输入：01087654321或010010 3）发送多个传真方法－群发2 在邮件收件人栏填写“配置邮件服务器”中设置的Email地址。主题中直接填写包含传真收件人号码信息的电话簿文件名称，然后把“电话簿文件”和传真附件一起插入到邮件附件中，如下图所示。点击发送即可。其中电话簿文件目前只支持使用TXT文件格式，具体参见第4部分的传真电话簿格式。发送多个传真－群发24、传真电话簿格式 在编辑传真电话簿时，请按照以下格式进行编辑，否则将不被认可。 号码 名称：某公司 号码：021 名称：某公司2编辑完成后，保存为TXT格式的传真地址薄文件即可（以上号码仅供举例使用，并非真实号码）。5、传真回执 传真服务器在接收到邮件并在发送结束后，自动向邮件发件人发送一份“