(信息、文书与档案管理)第十章档案检索、利用及编研.ppt

第十章 档案的检索、利用与编研;【学习目标】 （1）了解档案检索、利用与编研工作的内容和意义； （2）熟悉常用的档案检索工具和方法； （3）明确档案利用的方式和要求； （4）掌握档案编研工作的方法。;【引例】 两份档案挽回了两座电站 重庆市巴南区原二圣乡电站和六角洞电站的权属问题，存有争议。为明确这两座电站的权属问题，2006年3月，巴南区政府派人到区档案馆查找档案，通过对馆藏原二圣乡档案和姜家区档案的查阅，找到了巴县人民政府于1984年颁发的“水利水电工程定权证”，即“巴府水证1984年109号”和“巴府水证1984年110号”存本，证实了上述两座电站的权属问题，确保了国有资产不流失，也为下一步工作的开展提供了有力的佐证。 （资料来源：重庆市巴南区档案信息网）; 上述事件表明：档案保存的目的是为了利用。档案自身价值的大小通过被利用这个途径体现出来，以达到为社会服务的最终目的。现实中，对于档案保管部门来说，为了最大限度的发挥档案自身的价值，还有两项重要的工作来做。一是档案的检索，档案检索是对档案信息进行分析存储和根据需要进行查找的工作，是档案管理系统中一个承上启下的环节；二是档案的编辑研究，档案工作者把同门类或者相近门类的档案进行系统整理，利于广大档案的检索。; 第一节 档案检索工作 档案检索工作是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁，是通向档案宝库的一条捷径。 一、档案检索概述 （一）档案检索概念 档案检索就是档案馆（室）对档案信息进行加工、储存，并按照利用者的特定需求查找档案的全过程。档案检索工作是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件，其内容包括两部分：一部分是编制档案检索工具，建立检索系统；一部分是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。;（二）档案检索工作的意义 档案检索是有效获取人类智力资源的重要手段，是连接档案生产者与档案需求者的通道和接口。档案检索工作的意义主要表现在以下三个方面。 第一、档案检索是有效利用档案资源、实??其最大价值的科学方法。人类在社会实践活动中，形成和积累了丰富的档案信息资源。档案具有数量庞大、内容繁杂、形式多样的特点，在社会发展过程中发挥着重要作用。根据特定的档案利用需求，在庞大的档案信息中迅速获取所需信息，满足利用者的需求，需要借助一定的检索工具和科学的检索方法。现代检索技术的发展，推动了档案检索手段的现代化，将加快加深社会档案资源的开发速度和程度。 第二、档案检索是档案信息资源开发利用系统中的一个重要工作环节。档案管理是由档案实体管理和档案信息管理两部分组成。收集、整理、鉴定、保管属于实体管理工作，它是信息管理和开发利用的物质基础。档案信息管理是把档案信息由静态转化为动态而为用户所接受的过程，是实现档案价值的工作系统。档案检索工作把档案内容和形式的各种特征抽取出来并按一定规律和规则编制成各种查找工具，作为利用者通向档案的桥梁，为档案信息的输出提供了渠道。 第三、档案检索是提高档案部门工作水平的重要手段。检索工具是否完善，能否迅速、准确、全面、系统地查找利用档案，是衡量档案部门工作水平的重要标准。因此，档案部门在做好实体管理工作的基础上，应着力编制并完善检索工具，形成科学的档案检索系统。;档案索引目录;;【小资料】 一套图纸赢得了一笔大生意 ××××年5月，德国某公司远东办事处总负责人罗伯特先生委托新疆腾飞毛毯厂加工一批地毯。 合同签订后，罗伯特先生透露了还想加工一批“装饰挂毯”的意向，但这种装饰挂毯的图纸没有带来，表示以后拿来图纸再作具体商谈。 该毛毯厂深知，在外贸业务中，这样大宗生意随时都可能被别人抢走。根据罗伯特对挂毯款式、规格的介绍，厂长回想起该厂曾在前一年加工过一批与罗伯特先生要求相近的装饰挂毯。于是立即派秘书到厂档案室查找，档案工作人员根据案卷目录，迅速调出了这批装饰挂毯的图纸。 厂长请罗伯特先生审看，并表示可以根据这套图纸，再结合他的要求设计出一份合格的图纸来。罗伯特先生听后表示了极大的兴趣，同意“先让技术科的先生设计出一份草图来看看”。 厂技术人员依据档案图纸，略加修改，仅用一个多小时，就把一份装饰挂毯设计图纸摆到罗伯特先生面前。 罗伯特先生看后，兴奋地连声说：“奇迹，奇迹，几乎完全一样！”并当即与该厂增签了一批共计120万美元的加工合同。 （资料来源：姜淑芬：《文书工作与档案管理》，重庆：西南师范大学出版社，2009年。）;二、档案