(信息、文书与档案管理)第二章信息工作.ppt

一、信息开发的意义、特点、类型 1.信息开发的意义 （1）信息开发有利于提高企业的竞争力。 （2）信息开发有利于最大限度地实现信息价值。 （3）信息开发有利于领导者科学决策 2.信息开发的特点 （1）信息开发生产出新信息虽然信息开发以其他信息管理环节为基础，但与其他信息管理环节相比，其最大特点就是生产新信息。其他管理环节如收集、整理、分析、储存等都是对信息的收集、序化过程，基本上都保持了信息原有的内容。 （2）信息开发是面向需求的一项信息服务信息开发是以市场需求为导向的，是面对需求的一项信息服务。它是学术研究活动和生产营活动的结合。 3.信息开发的类型 根据分类标准的不同，可以将信息开发分为多种类型。按信息开发的对象，可以将信息开发分为：语法信息开发和语义信息开发；按信息的特点，可以将信息开发分为：潜在信息开发和现实信息开发；按信息开发所形成的产品种类，可以将之分为：长期信息产品开发和短期信息产品开发；按开发所需要的时间长短，可以将之分为长期信息开发和短期信息开发；按信息开发的内容，可以将之分为：地理信息开发、社会信息开发等；按信息开发的对象形式不同，可以将之分为：网络信息开发、文献信息开发等。按对信息资源加工的层次，可以将之分为：一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发等。 二、信息开发的形式 信息开发的形式 主要有剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调研报告等。 1.剪报 是根据市场的需求，选择不同的专题，确定时间周期，对报刊资料中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递等工作，将繁杂的报刊资料专题化、集中化的一种信息产品。 2.索引 用途广泛，形式多样，编制简便，是秘书快速准确查找信息、提供咨询、开展信息利用服务的必要手段。 3.目录编制 目录是一系列相关信息的系统化记载及内容的揭示，它依据信息资料的题名编制而成。可供人们了解信息的主题、分类、作者、题名等，进而鉴别和选择信息资料。根据具体情况，可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。目录编制属于二次信息开发。 4.文摘 信息资料文摘一方面可以直接向人们提供信息资料册的要点和主题，另一方面还可以使人们据此线索，找到原始资料后获得完整的信息。 5.信息资料册 它既有历史资料又有近期资料。人们通过它，可以对有关行业、产品的历史与现状有所了解，使用价值很大。 6.简讯 简讯是一种以简明扼要的语言报道最新动态信息的三次信息产品，通常用“XX快报”、“XX简报”、“XX动态”、“XX快训”等冠名。属于三次信息开发。三次信息的开发工作是根据特定需要，在充分收集有关一次、二次信息资料以及必要的实地调查基础上，运用科学的研究方法进行信息整序，从而使处于分散或无序状态的信息有效利用的一项工作。 三、信息开发的原则和程序 （一）信息开发的原则 在信息开发的基本条件都具备的情况下，就可以着手进行具体的信息开发工作。信息开发工作要遵循以下几个原则： 1.需求原则。 2.及时原则。 3.事实原则。 （二）信息开发的程序 同其他信息管理环节一样，信息开发工作除了要遵循一定的原则外还要遵循一定的程序。一般来说，信息开发有下列五个程序： 1.了解领导需求和工作需要。 2.通过各种途径了解所拥有的信息资源状况。 3.整理出需要利用的信息资源。就要从繁杂的信息中整理出信息开发所要用到的信息资源。 四、信息开发的方法 信息资料的编写是信息整理的最后一道程序，经过这一道程序，信息就要以成品的面目出现，所以编写工作显得特别重要。下面介绍几种常用的编写方法。 1.汇集法 这种方法是围绕一个主题，把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起，以全面反映某一现象的基本状况。 2.归纳法 这种方法是将放映某一主题的信息资料集中在一起，加以系统地综合归纳，以便完整地、明晰地说明某一方面的工作动态。 3.纵深法 也就是俗话说的“打破砂锅问到底”的方法。即从“纵”的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程发展看去，以搞清问题的来龙去脉。 4.连横法 这种方法是按照某一主题的需要，把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面连接起来，作出比较分析，形成一个新的信息资料。 5.浓缩法 浓缩法就是通过压缩信息资料的文字篇幅，以达到凝练主题、简洁行文的目的。用浓缩法时，首先要使主题集中，即一篇信息资料中只表达一个中心思想，阐明一个观点，不能贪大求全、枝蔓繁茂、头绪纷乱、主旨不清。 6.转换法 这种方法是把一个人们比较生疏的数字转换