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浅谈办公自动化系统中电子公文管理 　　[摘要]信息技术的发展引发了办公领域里的一场革命，随着办公自动化(OA)技术的发展与应用，实现电子公文管理势在必行 　　[关键词]办公自动化：电子公文管理 　　 　　一、办公自动化的由来及发展 　　 　　办公自动化(OA)一词始见于1948年，它是数据处理的同义词，20世纪60年代以来，在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下，办公室开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化的轨道中。20世纪70年代，世界先进国家已经开始启用OA系统办公。20世纪80年代，随着局域网络技术和远程通信技术的发展，办公自动化开始走向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化。 　　随着我国科学技术的飞速发展，办公室的工作方式发生了巨大的变化。实现OA系统办公???大大提高了办公效率，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性，例行性的办公事务中解放出来，从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。当前，用于办公室工作的技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这些技术和设备对办公室工作提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。 　　 　　二、办公自动化系统中电子公文管理的发展趋势 　　 　　(一)公文管理操作界面简单化 　　公文管理工作人员利用简单化的操作界面方便、简单、迅速的工作。方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。简单在于将复杂的信息录入简化为键盘、鼠标的重复操作，简单重复的操作有效提高了信息录入的速度。 　　 　　(二)公文管理制度标准化 　　目前，公文管理没有统一标准，这给信息资源交换和共享带来一定的困难，同时数据的重复输入，也造成了资源的浪费。公文管理工作的标准化问题包括公文的传递、运行、行文规则、主题词标引、归档工作制度以及操作标准等。 　　 　　三、抚顺石油化工研究院公文管理的现状 　　 　　(一)传统的公文管理 　　2006年以前，我院收、发文的管理流程大部分采用半人工处理方式，由办公室专人手工登记收发文，对文件进行分发，传阅，催办。公文办理完毕后，第二年移文到档案室进行归档。档案人员在接收移交文件后进行归档记录时，也同样要登记收发文的文号、标题、文件形成时间等重要信息，再一次录入计算机。这样做带来的结果是录入信息的重复工作，造成了公文管理与档案管理各行其是，档案人员处于“交什么、管什么，收多少，存多少”的被动局面。这样就难以达到信息的共享、资源的共享。这给公文的检索与利用带来了诸多不便，急需改进。 　　 　　(二)改进后的电子公文管理 　　作为现代企业信息化的重要组成部分，办公自动化系统无疑是增强企业素质和竞争力的利器，对办公效率的提高和办公成本的降低起着积极的作用。 　　2006年，我们使用了总部统一配置的中国石化公文传输系统，至此，我院公文管理的流程实现了自动化，解决了中石化各单位，各部门之间协同工作的问题，实现了高效率的协作。我们都知道，各单位都存在着大量流程化的工作，例如：公文的处理，收发文等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。目前，我院收发文程序如下： 　　发文程序拟稿→审核→复核→签发→用印→分发 　　收文程序：签收登记(做阅文处理单)一拟办(办公室主任批示)→批办(院领导批示)→承办(相关部门具体办理)→催办(紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办)→归档 　　2009年，我院对公文处理效率提出了更高的要求，实行了清华紫光档案管理系统归档公文，实现了一次输入多次提取的全过程管理和全文管理工作。使各类公文按权限进行保存，共享和使用，并建立了一个方便的查询方式。只要身份符合权限，输入密钥(口令)，便可在档案管理系统中得到需要的资料。 　　改进后的公文管理给我院公文工作带来了极大地便利，具体表现在：(1)通过授权后，使相关部门能及时看到领导对文件的批示，以便进行下一步的工作安排和部署。(2)与纸质文件各位领导传阅一遍的“串行”方式相比，电子公文可同时发送的“并行”传输方式，大大提升了文件传阅速度，缩短了办文周期，提高了工作效率。(3)公文网上传阅，有效地避免一文多印的现象，节省了纸张，降低了办公费用。 　　 　　(三)公文管理系统存在的问题 　　截止到目前，我院公文管理自动化系统已经开通五年多了，清华紫光档案管理系统也开通两年多了。办公自动化技术在日趋成熟，但在实际应用中也发现了一些需要完善的地方。 　　(1)公文管理的分类不够明确，集团公司与我院各部门的工作分工有一些分歧，在公文管理中我