7、协调工作.pptVIP

第七章 秘书的协调工作 本章点睛 随着社会化大生产的发展，社会管理的分工越来越细化，协调在社会管理职能部门中的作用也就越来越重要。在最简单的情况下，个人只要对他人的活动进行简单观察，就能够使自己的活动同他人的活动相协调，这种协调叫做自我协调。但在生产的社会化程度越来越高的复杂情况下，个人对其他组织成员不可能进行直接的观察，这时就必须由组织或代表组织的个人提供协调。 因此，协调是一种普遍存在的社会现象，是由社会发展的客观规律决定的。协调是管理的一项重要的职能，也是秘书工作的一项重要职能和长期任务。秘书部门也可以说是协调部门。 ★目的要求 通过本章内容的学习，明确协调工作的含义和作用；了解协调工作的范围和主要方式；掌握协调工作的原则和艺术，从而为做好协调工作做好思想上和理论上的准备。 ★重点问题 1．协调工作的含义和作用 2．协调工作的范围和方式 3．协调工作的原则和艺术 第一节 协调的含义和作用 一、协调的含义 从字面上来说，协调就是同心同力、配合适当的意思。 从管理学上来说，协调就是沟通信息，通报情况，化解矛盾，解决问题。 秘书处于一个机关承上启下的中枢位置，负有辅助领导进行管理的职责。因此，秘书的协调工作就是秘书人员在自己是职能范围内调节各级组织、个类人员、各项工作之间的关系，使公务活动趋向同步化、和谐化、秩序化和科学化，以实现组织的整体目标的过程。 二、协调工作的作用 （一）协调是管理的一项重要职能 （二）协调是促进国家机器、组织系统正常运转，提高工作效率的重要手段 （三）协调是秘书工作的一项基本职能 （四）协调推动秘书工作向深度和广度发展 第二节 协调的范围和方式 一、内向协调 内向协调，也称内部协调，这是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，即同一系统内子系统之间关系的协调。如下页图： 内向协调图 二、纵向协调[中级秘书] 纵向协调，又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调，即本单位与上级领导机关或本单位与下属基层单位或业务部门之间关系的协调。如下页图 纵向协调图 （一）对上关系协调 对上关系协调是指组织对其上级领导人和领导部门的协调。 1、协调方法 （1）及时发现问题。 （2）解决问题的方法。没有公式化的程序，而要根据情况采取相应的办法。大体用： A.自查 B.整改： C.积极请示 D.主动汇报 2、相应知识（秘书协调的职能基础） （1）作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。 （2）作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。 （3）作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针政策，把握协调分寸。 2、相应知识（秘书协调的职能基础） （4）作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。 （5）秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。 （6）秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺术，学习全面管理知识，提高工作能力。由于具有以上职能优势，秘书协调具有良好的职能基础。 3、注意事项 （1）维护领导成员的威信和形象。 （2）维护领导层内部的团结 顾全大局??维护领导威信 一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。 　　 　　 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 　　 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的