山东省(县)疟疾项目内部管理制度(暂定)模板.docVIP

PAGE 12 -项目办公室职责一、项目办公室职责山东省全球基金疟疾项目办公室（以下简称“项目办公室”）在省项目领导小组的领导下，实行办公室主任负责制，项目主管负责组织实施，其工作职责：1、负责制定项目具体实施方案和年度工作计划，并组织实施。2、负责组织项目培训、健康促进、督导检查、质量控制、信息收集、效果评价等工作。3、负责编制项目经费预算、资金拨付、工作和财务报表，以及财务监督与管理。4、负责项目物资计划、采购、下发和管理。5、负责编制项目进展报告、项目中期和终期评估报告等工作。6、负责项目的日常工作和领导小组交办的各项工作。项目办公室运行机制1、项目办公室在项目领导小组的领导下开展项目工作。重要报告和文件，如项目计划、经费预算、物资下发分配方案等重要活动，须先经过项目领导小组讨论批准后方可组织实施和对外报出。项目办公室应主动加强与卫生行政部门的协调和沟通，自觉接受当地卫生行政部门和疾病预防控制中心的领导。2、项目办公室实行主任负责制，下设项目主管和项目官员。项目办公室在项目办主任和分管所长、部门主任领导下开展项目实施工作，并负责对下级项目执行单位（项目办公室）进行督导、评估和管理。项目主管负责制定项目办公室工作职责、项目工作实施计划，并对项目办公室工作人员的工作负有指导和管理责任。3、项目办公室负责项目的常规管理，流行病学部负责项目工作的具体实施。4、项目各种报表、报告、计划、方案、阶段总结及其它重要文件均由项目办主任或其委托人签字盖章方可作为有效文档上报。5、项目办公室应加强与上、下级项目办公室的沟通与联系，实行逐级请示制度。凡涉及项目计划和经费预算的调整、项目执行出现问题及其它重大情况等，应及时向当地项目领导小组及上一级项目办公室报批和请示。6、项目办公室每季度召开一次全省项目县（市、区）及省相关部门例会，每月召开一次项目工作协调会，向项目办主任汇报项目工作进展及存在问题，研究解决办法。7、严格按照“项目财务管理制度”执行。项目日常开支及资金拨付，实行项目办主任和财务主管“双签制”报销。省级项目办定期对项目单位进行财务督导。8、项目物资由项目办按照国家有关规定统一招标采购，负责保管和分发。项目办公室主任职责1、在省项目领导小组的领导下，代表省项目办负责与国家项目办和省卫生厅的协调。2、定期向省项目领导小组汇报工作进展，并将项目领导小组的要求及时传达到各相关人员和部门。3、负责国家项目办文件（项目执行过程中的各类会议、通知文件）的转发和执行的审批。4、负责对项目实施过程中的重大问题及实施计划的重大调整的审批。5、负责对项目工作的规划、计划、实施方案、各类技术资料和报表的审批。6、负责对项目计划组织召开的会议和培训以及日常下发文件的审批。7、负责对项目计划执行资金的下拨、物资分发的审批。8、根据需要，参与项目督导、现场办公、组织召开专项工作会议。9、负责对上报项目评估报告的审核。十、负责项目办公室日常出差和办公用品等各类财务报销的审批。项目主管职责1、负责项目的日常安排和管理工作。2、负责对项目实施过程中的重大问题及实施计划重大调整提出意见。3、负责对项目工作的规划、计划、实施方案等的实施。4、负责按照工作计划要求上报的各类技术资料和报表的审核。5、负责对按照项目计划组织召开的会议和培训以及日常下发文件的审核。6、负责对按照批准的项目计划执行资金的下拨、物资分发的审核。7、负责审核项目办公室日常出差和办公用品等各类财务报销的审核。8、参与项目督导、现场办公和专项工作会议。项目资料管理制度一、项目办公室资料管理制度1、一般性行政和业务文件，在收到文件后一日内处理，重要文件和急件应在收文之时向领导汇报、请领导阅示。2、注重项目痕迹资料管理。凡属项目活动都要有完备的痕迹记录，包括项目申请书、工作计划、财务报表、审计报告、督导与评估方案和结果、谈判和会谈记录、总结，以及项目实施各个阶段产生的其他各类文件材料、录音、录像、照片等，均应科学地加以分类归档管理。3、立卷的原则是方便管理和查询。按照项目目标、主要活动、活动类别、发生日期、发生机构等组卷。案卷标题要确切反映卷内文件的内容，卷宗目录存入计算机。4、办理完毕的文件，要及时整理归档。每年2月份之前，上年度的资料应装订成册、归档。5、根据职责和工作范畴，以纸制文档和电子档案两种形式保留工作记录、原始数据、项目报表、计划方案、工作总结等各类资料。上一级执行机构应保留下一级机构上报的电子资料和纸制文档。二、项目办公室文件传阅流程 项目办公室收到国家项目办、省项目领导小组文件项目办公室收到国家项目办、省项目领导小组文件办公室主任审阅办公室主任审阅项目办主任审阅项目办主任审阅送分管副所长、部门主任、项目主管处理送分管副所长、部门主任、项目主管处理送相关的项目人员办理送相关的项目人员办