中国地质大学武汉声像档案归档指南-中国地质大学档案馆.DOCVIP

PAGE PAGE 2中国地质大学（武汉）声像档案归档指南一、归档范围记录本单位主要职务活动和重要工作成果的声像资料，具体范围如下：1.本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的声像资料；2.本单位重点建设项目、重点科研项目的声像资料；3.领导人、著名人物和国际友人参加与本单位有关的重大公务活动的声像资料；4.本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的声像资料；5.本单位历届领导班子成员的数码证件照片；6.其他具有保存价值的声像资料。二、归档文件质量要求1.声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。反映同一场景的照片一般只收集一张；2.归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确，载体质量优良；3.归档的声像档案材料应是原始版，不能进行技术修改。归档保存选用只读光盘作为载体；4.归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。其文件大小以JPEG格式采集的不低于900K,以TIFF格式采集的不低于10M；5.归档的录音、录像应转换成统一的格式刻录在一张或几张光盘上。音频文件一般采用MP3或WAV格式，视频文件采用AVI、MP4或MPEG2格式。数据量小于700M时可以采用CD-R光盘，数据量大时应采用DVD±R光盘。三、整理流程及要求1.分类与排列声像档案按“数码照片、录音、录像”分类，同一类别的反映同一主题活动的文件应排列在一起，并按文件时间（或重要程度）先后排列。2.存储与命名采用建立层级文件夹的形式进行存储。同一归档单位的声像档案建立总文件夹，文件夹以“单位+年度+声像档案”命名；例如：地学院2017年声像档案在总文件夹下按数码照片、录像、录音建立层级文件夹，按分类分别以数码照片档案、录像档案、录音档案命名；每一张数码照片（录音、录像）按其排列顺序编号，形成数码照片（录音、录像）号，即为4位阿拉伯数字，同一年度内的数码照片（录音、录像）组从“0001”开始顺序编号。3. 填写光盘说明文件每张光盘需填写一个说明文件，文件名称为SM.TXT的文本字符文件，说明文件主要包括题名、起止时间、光盘类型、文件类型等，用以说明本盘各类信息（详见附件1）。4.填写文件目录清单用excel电子表格形式逐张登记文件的题名、摄录时间、摄录地点、时长、文件格式、归档时间、归档人等项目（详见附件2）。文件目录清单按数码照片-录像-录音的顺序填写。5.检查验收在光盘刻录之前，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改，检验合格后，部门档案员方可进行光盘刻录。6.光盘刻制要求光盘刻制内容包括总文件夹、文件目录清单、光盘说明文件。其中总文件夹下的层级文件按照数码照片、录像、录音档案依次排列。一个归档年度的数码照片（录音、录像）根据容量应拷贝至一盘或多盘载体中。推荐采用只读光盘作为数码照片（录音、录像）的保存载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。光盘数据刻录时，采用中速刻录。即CD-R光盘采用24-40倍速刻录速度，DVD±R光盘采用8-12倍速刻录速度。归档光盘数据刻录完成后应设置成禁止写操作的状态，不能再对光盘数据进行增减。四、归档时间声像档案的归档采用集中归档和实时归档相结合的方式。集中归档时间具体以档案馆每年年初下发的《关于做好XXXX年度档案材料归档工作的通知》规定的时间按时归档；实时归档时间，不受归档时间限制，重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内收集归档。 五、归档手续 档案移交时必须提交移交清单（详见附件2）及目录电子版一份，纸质版一式两份，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查。附件：1.光盘说明文件2.声像档案材料移交清单附件1：光盘说明文件（以TXT文件格式填写）部门名称光盘内容起始时间终止时间数量张数个数光盘类型光盘商标光盘容量文件类型制作时间制作人注：1.光盘内容：反映数码照片（录音、录像）光盘的内容，基本结构为全宗名称+年度名称(内容)数码照片（录音、录像）档案。2.起始时间：光盘内数码照片的起始年月，用6位阿拉伯数字表示。3.终止时间：光盘内数码照片的终止年月，用6位阿拉伯数字表示。4.张数：光盘内数码照片的张数或录音、录像文件的个数，用3位阿拉伯数字表示。5.光盘类型：分CD-R、DVD等。6.文件类型：数码照片为JPG或TIF、录音或录像为MP3或MPEG2。7.制作时间：制作数码照片（录音、录像）光盘的时间，用8位阿拉伯数字表示。8.制作人：制作数码照片光盘人员的姓名。附件2：声像档案移交清单（以EXCEL表格格式填写）序