为争取公文时效.PPT

* * * * * * * 展期申請作業 ?展期申請作業1 ?(一)一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人 應於屆滿辦理期限前申請展期並以二次為限。 ?(二)第一次展期：不得超過原預訂結案日期之一倍，需由單位主管核准，送單位登記桌(或機關收發)登錄。 ?(三)第二次展期：不得超過累計總日數三十日，需 由機關首長核准，送由公文研考人員登錄。 ?(四)因情形特殊，必須辦理超過總辦理日數三十日時，應簽經市長核准，並會知研考人員列入管制。 new * 展期申請作業2 展期申請 ?來文定有期限，因展期不能按期辦結時， 應先行協調通知來文機關。 ?展期必須確屬需要，各權責主管應從嚴審核並 提示處理原則，避免展期。 ?辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經 辦理展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應 負積壓責任。 ?申請案件展期僅申請1次之規範。 ?訴願答辯案件不得辦理展期。 ?限期案件視來文(會)機關同意延期與否提出展 期。 * 公文處理責任 得專案簽報獎勵:(§32) 1.公文處理數量、速度、品質、內容難易度 等方面均有優良表現之人員。 2.登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實 且於文書流程管理制度之落實推動有重大  貢獻者。 3.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。 4.文書流程管理制度之革新或改進建議，經 採行確具績效者。 獎勵 * 公文處理責任 得專案簽報議處:(§33) （一）登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析 致文書流程管理原則不能落實者。 （二）無故積壓公文情形嚴重者。 （三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。 （四）違反分層負責規定者。 （五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。 （六）核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。 （七）未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者。 （八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。 （九）承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾一日者。 （十）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。 （十一）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。 逾限懲處 * （十二）對研考人員填報之稽催報表未予答復達二次以上且無正當理由者。 （十三）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。 （十四）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者經糾正再犯者。 （十五）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。 （十六）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。 （十七）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾正仍未改善者。 （十八）專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。 （十九）針對有時效之應簽辦事項，視為限期公文，如有應簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時，研考人員應自交辦之次日起算延誤責任。 (二十) 違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重大者。 逾限懲處 得專案簽報議處(續):(§33) * 缺失篇 常見時效作業缺失 公文檢核缺失 四、常見公文時效作業缺失 (一)收文登錄 缺失現象 　未能依時效管制類別分類登錄，例如將人民陳情、申請案件、請款核銷案件訴、訴願答辯案件等錯誤登錄為一般公文。 規定作法 　不同類別公文處理時限及時效計算標準有區別，應加強分文人員之公文類別 判別訓練，依管制類別區分正確登錄。 * 常見缺失 (一)收文登錄(續) 缺失現象 　總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日完成登錄作業。 規定作法 　每日下班2小時前收到之公文，應於當日編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。 * 常見缺失 (二)改分作業 缺失現象 　部分來文內容涉及二個單位以上案件，常有發生一再簽請改分情形，並有單位收受改分公文後，另行以改分日期登錄起算時效現象。 規定作法 　1.公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。 　2.單位間有分文爭議案件，受改分單位應應簽明理 由陳請主任秘書以上人員裁定，不得再行移還。 3.機關間或單位間有分文爭議案件，受改分機關或 如有意見，應簽明理由簽請一層裁定，不得再行 移還。 4.改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文 原登錄收文日期為準。 * 常見缺失 (三)時效統計 缺失現象 　未要求所屬機關(構)定期提送公文時效統計資料，即時掌握附屬機關(構)公文時效作業狀況。 規定作法 　應研訂提報作業相關規範，要求所屬 　機關(構)按月提送，並依統計時效 　定期分析，作為檢討改進的依據。 * 常見缺失 (四)異常分析