办公室行动传真解决的方案.docVIP

PAGE 1 PAGE 1 辦公室行動傳真解決方案 電子郵差WebFax Server 無論您身在何處 傳送/接收傳真訊息 盡在彈指之間 行動！效率！管理！省錢！方便！ 佳元科技股份有限公司 TEL：02-2786-6877 FAX：02-2786-7127 Email： HYPERLINK mailto:elite@.tw elite@.tw URL：.tw 台北市南港區園區街3號5樓之3(南港軟體工業園區F棟) 壹、前言 傳真之所以至今仍被廣泛地使用在辦公室中，主要的原因仍在於大部分的人還是習慣於書面的閱讀方式及其方便性。但傳統的傳真訊息傳遞方式在事事講求e化的辦公室中的確有許多地方是有待商確。 以傳真傳送而言： 必需將文件由印表機印出，查得欲傳送的傳真號碼，再將文件拿到傳真機前按下傳真號碼後，等候傳真機將文件送出。這整個過程往往得花費8~10分鐘。除此之外，紙張、印表機耗材及印表機的折舊等均是一筆花費，而且不環保。如遇上傳真機使用尖峰時間，在忙線或對方未收到傳真文件時，往往得花費更多的時間來處理。最重要的是所有外送的傳真文件無法做有效的管理及追蹤。 以傳真接收來看： 不論使用的是數千元的一般傳真機或數萬、數十萬的高階傳真機都是毫無選擇地將傳真接收或列印出來，往往發現有一大半的傳真是沒有用的，更糟糕的情況是傳真紙用完了卻收不到重要的傳真；或者也會常常有人在傳真機前面等傳真或需指派專人來處理傳真訊息，再由人工來分派傳真，遇重要傳真需要影印存檔或拷貝數份知會相關人員，重複歸檔….，這些往往耗費不少的辦公室資源，不但沒有效率且相當浪費資源，當然最重要的是無法對接收的傳真訊息做有效的歸檔及管理。 除此之外，在分秒必爭的今天，即時化、行動化訊息是提升競爭力的要素，但傳真訊息是最困難處理的傳統訊息，尤其在行動辦公室架構下如何將傳真機也可以行動化是相當重要的一環。 電子郵差Web Fax Server 能不受時空的限制讓您在世界各地都能掌控傳真訊息是e世代辦公室訊息行動化、即時化管理不可或缺的工具。  貳、系統說明 如圖所示，電子郵差Web Fax Server 的使用者只要使用瀏覽器(Browser)就可以經由內部網路(Intranet)或網際網路(Internet)，來傳送傳真及管理傳真訊息，也就是說不論您身在何處，利用瀏覽器就可以收發傳真讓傳真繞著地球跑！ 對於電子郵差Web Fax Server的使用者而言，就如同隨身擁有一部行動虛擬傳真機一樣，隨時隨地可以取得傳真訊息，更可以透由Web Fax Server將傳真文件送達指定傳真機。因此，她不但是商旅人士不可或缺的工具更是行動辦公室必備的系統。 除了具親和性的Web 化操作介面，超強的傳真傳送/接收功能，資料庫化的傳真訊息管理及嚴密的安全控管(只有授權的使用者才能使用本系統)；讓電子郵差Web Fax Server成為一套兼具行動、效率、管理、省錢、方便的企業網路傳真的最佳解決方案。 參、電子郵差Web Fax Server可為企業帶來什麼效益： 一、節省企業的成本，提升競爭力 讓需要傳真的使用者，不需再印出原稿、不需浪費時間等候，可以將文件檔案傳真，不論是使用Intranet、Internet、VPN 不管人身在何處都可以直接使用瀏覽器傳真文件檔案，並可查看管理傳真記錄，大大提升了傳真作業的方便性，失敗自動重傳、傳真記錄直接修改後重傳及傳真電話簿等功能，可節省大量的資源、人力、時間，省下大筆費用。 二、讓訊息掌握更快速，節省費用、增加利潤 讓您不再毫無選擇性地列出傳真文件，節省紙張耗材及設備折舊費，讓傳真分發更方便、快速且有效率，強化傳真訊息的管理，而且無論在哪裡都可以使用瀏覽器來查看管理接收的傳真訊息，讓訊息掌握更快速。 三、提升企業形象為環保加分 在傳真傳送部分Web Fax Server 除了可以省紙張、省耗材外，更讓傳真如雷射般的品質，而接收的傳真可以存在Web Fax Server，當需要時再印出來，不但替您看緊荷包，更讓您的企業晉升為環保企業。 四、訊息行動化 透過瀏覽器讓Web Fax Server 的User不論在全世界任何地方都可以發送傳真，也可以查看、管理、接收的傳真訊息，將傳真訊息完全行動化。 五、強化訊息管理，安全、且更有效率 經由Web Fax Server 的訊息管理資料庫，小到數萬筆、大到數十萬甚至百萬筆傳真資料，均可以集中管理及快速查閱，不但安全而且有效率。 六、行動辦公室 Web Fax Server 讓辦公室變成行動辦公室了 ！不論員工在家裡、 Hotel 、渡假、網咖…. 等等地方，都可以透過網路辦公室，真正落實辦公室行動化。 七、節省系統維護費用，減輕IT 人員負擔 Web Fax Server 採集中式管理架構，在Clie