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第六章 凭证处理 记账凭证是账务处理的主要加工对象。账务处理的过程以记账凭证为处理起点，即记账凭证中的数据是计算机进行加工处理的原始数据。只有输入的记账凭证是正确的，输出的各种账表及有关信息才会正确。因此，在账务处理系统中，最重要的一环就是对记账凭证的输入处理。 凭证处理的主要任务是完成凭证的输入、凭证平衡校验、凭证的审核、登账等工作。它是账务处理系统中使用最频繁，工作量最大的模块。 凭证 一、凭证格式 记账凭证可以是通用的格式； 也可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种； 再可以细分为现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证、转账凭证五种。 ? 凭证实例 凭证实例 二、凭证内容 无论凭证格式如何，其基本内容有： 1、凭证类别：系统初始化时已定义的凭证类别代码或名称。 2、凭证编号：同一凭证类别按月对凭证进行顺序编号，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序编号组成。如：收款001、收款002等。一般账务处理系统中，凭证编号由系统自动产生，并对其连续性进行控制。 3、凭证日期：凭证日期包括年、月、日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以日期应随凭证号递增而递增，日期不能超过日历日期。 4、附件张数：指本张凭证所附原始凭证张数。 5、摘要：即对本凭证所反映的经济业务内容的说明。凭证可以是单摘要亦可以是多摘要的，若为后者，凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要不同。对摘要加以分析，可将其分解为几个要素：当事人，指一笔经济业务涉及到的人或部门；业务类型，指对一笔经济业务的简要概括，是摘要的基本内容；数量，指经济业务所涉及的数量；外部单位，指一笔经济业务涉及到的外部单位或个人。 摘要将随会计科目在其相应的日记账、明细账中出现。 6、会计科目及方向：手工凭证一般指的会计科目名称；在电算化状态下，输入科目时，一般输入科目编码，计算机根据科目编码自动切换为该编码所对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码。 每一科目的发生均应有它的方向，即借方或贷方。 7、金额：金额不能为“零”，红字以“－”号表示，会计科目借贷双方金额必须平衡。 不同的凭证格式下，有借方科目、贷方科目及金额的设置；或者有科目、借方金额、贷方金额的设置；或者有会计科目、方向、金额的设置，关于凭证格式的选择视具体企业实际核算情况而定。 8、合计：在电算化环境下由系统自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。 9、各种签章:包括制表、审核、记账、出纳、主管等人的签章  10、辅助核算的内容：如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时，同时输入辅助核算的内容。 ·当输入的科目有数量账核算要求时，要求输入数量和单价。 ·当输入的科目有往来账核算要求时，要求输入对应的单位代码和业务员。这些信息在往来 账管理时使用。 ·当输入的科目需要核对银行账时，要求输入对应的票据日期、结算方式和票号。这些信息 在进行银行对账时使用。 ·当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币金额和记账汇率。 如果一个科目同时兼有上述几个核算要求时，则同时要求输入上述有关内容。 凭证输入 产生记账凭证的途径有三种： 一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证； 二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机； 三是计算机自动生成的机制凭证。 凭证输入采用键盘输入、软盘转入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式 凭证输入的特点 1、凭证数量大、品种多 凭证的多少与企业的经济业务密切相关。据统计，一个中等规模的企业，每月发生的记账凭证达到上千张之多。凭证一般分为收款、付款、转账三种，但有的科目尚需输入部分原始单据。如原材料应包括数量、单价和金额等数据。 2、输入速度要快 计算机对数据的处理速度很快，但数据输入却是由人工进行。只有提高输入速度，才能充分利用计算机资源。 3、输入数据尽可能不出差错 会计涉及国家的财政制度和政策法规及企业经营活动过程，输入数据原则上不允许有差错。 凭证输入的原则 1、设计一个良好的凭证录入格式 计算机会计信息系统是由手工会计演变过来的，如果计算机会计信息系统中的记账凭证与手工差异很大，势必影响录入的速度和质量。反之，如果凭证的屏幕格式基本上与原来手工会计的格式相一致，则一方面可尽量消除用户对计算机凭证输入的陌生感，另一方面又可减少输入差错率，从而提高输入的效率。 有些企业也采用通用记账凭证，其格式与转账凭证类似。那么，记账凭证的屏幕输入格式是采用上述三种格式，还是采用一种？能否直接采用手工方式下的格式 进一步分析会发现，收款凭证和付款凭证是转账凭证的特例。把涉及到现金或银