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接待工作标准化手册 公司 二〇一年月第一章 接待工作基本事项 一、准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。 二、材料 这主要是指在会务当中所需要的材料。包括：嘉宾签到所准备的签到台、签到本、笔、胸花；需要领导题词的会议需准备笔墨纸张、题词台，如有需要还应预备代拟参考稿；制作工作人员证、嘉宾证和记者证；制作分发会议通知、会议议程、议题、领导讲话稿和主持人稿；准备和调试有关放映材料（Power Point、DVD、幻灯片等）。如：在会议中需放音乐时，应提前准备，调试麦克风，并试放。 三、交通 无论是接机接站，还是来宾到达后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分，在进行准备工作时应尽早落实。所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。在保证车辆交通安全基础上，兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车。 工作人员应及早落实车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题。如：工地参观转车，需注意安全帽、雨伞、喇叭，提前通知工程处陪同和讲解人员上车。 并且尽早了解对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客人送行。车辆停放由车队统一安排，司机接待由车队负责。 四、场地 现场布置是会务工作中的重要环节，各协调单位应互相配合。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置： 　　一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅；门口张贴欢迎和庆祝标语；可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽；桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 （一）会场的类型及布置 1、小型会议室 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。 2、中型会议室 “而”字型、半圆型、课堂型。 3、大型会议室 礼堂型、众星拱月型。 4、会场的布置 ① 主席台：主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 （二）电器设备的调试 在会议上如需使用投影，应提前准备好笔记本电脑、投影仪和投影屏幕，由专人负责，并提前调试。一般应至少提前半天准备好会议上将用到的Power Point等材料，存入统一使用的笔记本电脑，进行调试。如会议需使用幻灯片、DVD放映等，也需相应准备。 音响、话筒需提前调试。工作人员应提前检查话筒和音响的效果，并准备备用话筒。其余如灯光、空调、风扇等电器设备也应提前检查。 （三）合影的预备 首先在综合考虑天气、安全、光线、空间等条件后，选择合适的合影地点。随后对参加合影的人员名单进行确认和排序，一般采取在前排座椅的椅背上贴姓名牌的方法来为主要领导排位。摄影师应提前到位检查效果。如在室内合影，亦可在合影地点摆放绿色植物，以烘托效果。如合影人数较多，可利用台阶进行分行排序。（注意提前1小时通知会务安排） 5 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 2 1 3 4 4 4 5 1---主人 2---主宾 3---第二主宾 4---客方人员（或主客插排）5---主方人员 6---摄影师 五、会谈 首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容，并请相关人员出席；根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。随后，接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。 会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。 会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；与相关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递給与会人员。 六、参观 根据来宾的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动。比如： 工地参观 必须提前策划去工地的路线和工地现场的安排。比如 ：现场标语、工人、讲解人员。 营地参观 首先，安排好参观营地的路线和陪同人员（领导、解 说人员、引领人员）。其次，要注意营地整体氛围，可以通过视觉、嗅觉、听觉来呈现。 景区