文书与档案管理7.ppt

第七章 档案的保管与统计工作 第一节 档案的保管 第二节 档案的统计工作 学习目标 掌握档案保管工作的任务 掌握档案统计工作的步骤 第一节 档案的保管 一、档案保管工作的定义 二、档案保管工作的任务 三、档案保管工作的基本要求 四、档案保管的物质条件 五、档案库房管理措施 一、档案保管工作的定义 档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采 取的存放和安全保护措施。主要包括以下三个方 面：档案的库房管理，即库房内档案科学管理的 日常工作；档案流动中的保护，即档案在各个流 动环节中，一般的安全防护；档案保护的专门措 施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修 补等各种专门的技术处理。 二、档案保管工作的任务 （一）防治档案的损坏 （二）延长档案寿命 （三）维护档案的安全 三、档案保管工作的基本要求 （一）以防为主，防治结合 （二）加强重点，照顾一般 （三）立足长远，保证当前 四、档案保管的物质条件 （一）库房 （二）装具 （三）设备 （四）档案的包装 （五）消耗品 五、档案库房管理措施 （一）建立、健全档案库房管理规章制度 （二）制定规范化的库房管理措施 （三）运用科学、先进的管理技术 第二节 档案的统计工作 一、档案统计工作的定义 二、档案统计工作的内容和任务 三、档案统计工作的要求 四、档案统计工作的步骤 五、档案室的统计工作 一、档案统计工作的定义 档案统计工作，就是以表册、数字的形式， 反映档案和档案工作有关的情况，揭示档 案和档案工作量变过程的一项业务环节。 二、档案统计工作的内容和任务 档案统计工作的内容，包括档案的收进、移出、 整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用 情况的登记以及档案构成、档案利用、档案机构 和人员等情况的基本统计和其他专门统计。总而 言之，档案统计工作包括档案的人、财、物的基 本登记和综合统计两部分。 档案统计工作的基本任务，是对档案和档案工作 的发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计 资料，实行统计监督。 三、档案统计工作的要求 （一）准确性 （二）及时性 （三）科学性 四、档案统计工作的步骤 档案统计工作的步骤，一般分为档案统计 调查、档案统计资料的整理和档案统计资 料的分析三个基本阶段。 五、档案室的统计工作 （一）档案数量和状况的登记 1．卷内文件目录和案卷目录 2．总登记簿 （二）档案利用的登记 1．档案借出登记簿 2．借阅情况登记簿 3．档案利用效果登记单 技能训练 参观学校档案室，亲身感受档案的库房管 理。 * *