文书与档案管理第八章.ppt

文书与档案管理 制作人：王红光 电 话 Mail:whongguang@ hongguangw@ QQ:1219582754 第八章 档案鉴定、保管与统计 第一节 档案的鉴定 一、档案鉴定工作的含义和内容 档案的鉴定，一般是指对档案真伪和价值的鉴定。 在机关档案（馆）室的业务工作中，档案的鉴定工作通常是指对档案价值的鉴定。 秘书人员在立卷时，首先就要对档案价值进行鉴定，判定档案的价值，区别需永久、定期或不保存； 对已保存的档案，随着时间的推移和社会的发展，档案数量日益增多，档案的价值也发生了变化，有的档案价值会升，有的档案则失去了保存价值。为了减轻负担，方便管理和检索，使库存档案达到最佳优化状态，就需对库存档案进行鉴别、挑选、去粗取精。 档案鉴定工作的内容包括以下方面： （1）制定鉴定档案价值的有关标准，如编制档案保管期限表等。 （2）根据有关标准，判定具体档案的价值，确定其保管期限。 （3）将失去保存价值的档案进行销毁或作相应的处理。 档案鉴定工作的这些具体内容，归纳起来主要有两个方面： 一方面是确定哪些档案应该保存，保存多长时间； 另一方面确定哪些档案不予保存，进行销毁。 二、档案鉴定工作的原则 我国古代，档案鉴定工作称为“拣除”或“检简”。唐代就有“文案不须常留者，每三年一拣除”的律令（《唐律疏义》卷十九）。宋代则规定：“诸架阁公案非应长留者，留十年，每三年一检简”，“其有本应长留着，移于别库籍内”。（《庆元条法事类》卷十七） 档案价值的鉴定工作，可以说是一项确定档案的存毁，决定档案命运的工作，必须十分慎重。 时间性原则 重要性原则 特殊性原则 稀有性原则 三、鉴定档案的标准 （一）决定档案价值的因素 1、档案自身的特点和状况是决定档案价值的客观因素。 2、社会需要是决定档案价值的主观因素。 （二）鉴定档案价值的标准 1、鉴定档案价值的标准 为确保档案鉴定工作的质量，需建立明确的档案价值鉴定标准。档案价值鉴定标准，是以客观存在的档案价值构成为基础，分析档案文件的各种特征及其对社会需要的依据。 档案价值鉴定标准主要有来源标准、内容标准、形式特征标准和相对价值标准。 （1）档案来源标准 档案的来源是指档案的形成者。档案的形成者在社会上以及机关的地位、作用、和职能决定档案的价值。机关在鉴定档案价值时，应注意区分不同的作者，一般情况下主要保存本机关制成的文件。 （2）档案内容标准：内容的重要性、独特性、时效性（法律法规，方针政策） （3）档案的形式特征标准 （4）相对价值标准 2、划分档案保管期限标准 档案鉴定工作的内容之一就是在判定档案价值的基础上，确定档案的不同的保管期限。 3、档案的销毁标准 （1）销毁档案的内容标准 凡是国家规定不属于归档范围的文件材料都应销毁 （2）销毁档案的保管期限标准 凡保管期限满的档案，经复查鉴定后，确认没有继续保存的必要，就可经一定的销毁手续进行销毁。 四、档案保管期限表 为了保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率，便于鉴定工作的顺利进行，国家及其档案管理机关、档案馆和现行机关，根据鉴定档案价值的原则制订指导性文件，档案保管期限表就是其中的一种形式。 档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。它的作用是：统一鉴定标准、统一认识；保证鉴定质量，提高工作效率；防止错误地销毁档案；便于准确立卷。 档案保管期限表，大致可归纳为如下几种类型： 标准档案保管期限表。它是由根据档案事业管理机构编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案使用，也称通用的档案保管期限表。如1987年国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》，就是一个标准的档案保管期限表。 标准档案保管期限表，概括了全国各机关、团体、企业和事业单位普遍产生的文件及其保管期限，它具有通用性，是全国各机关确定一般性档案材料的依据和标准。 专门档案保管期限表；同系统机关档案保管期限表；同类型机关档案保管期限表，机关档案保管期限表。 保管期限表的结构及保管期限的划分 结构：通常由顺序号、条款、保管期限、附注及总的说明等部分