普查档案管理1.ppt

普查档案管理 北京市档案局市直业务监督指导处 乔 佳 普查工作档案 是指经国务院批准、由国家统计部门承办的各项普查工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料，包括各种文字、图表、声像及实物凭证等形式的历史记录。 《普查工作档案管理规定》（国统字〔2006〕70号） 普查文件材料归档范围 文件类 资料、表册类 音像类 实物类 《关于认真做好北京市第二次全国农业普查档案工作的通知》（京农普办发〔2006〕30号） 文书档案 1. 各级党政机关有关普查工作的命令、决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词； 2. 各级普查机构的请示、批复、报告、通知、工作计划、简报、会议文件材料（包括会议通知、议程、讲话、会议记录、会议纪要）、汇报提纲、工作总结； 3. 普查办法、普查方案、普查细则及重要的修改稿； 4. 普查公报； 5. 各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单； 6. 接待外宾的日程安排、谈话记录及出国考察报告； 7. 普查文件材料汇编。 普查档案 1. 普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料，填表说明等纸质及电子文件材料（包括相应的元数据、背景信息和计算机应用程序软件等）； 2．行政区划代码本，地址编码本； 3．普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材； 4. 内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇编； 5. 普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。 声像档案 普查工作中及普查会议的照片、录音带、录像带，电影片、电视片、幻灯片及整理汇编的相册、画册。 实物档案 有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、普查机构印章等。 档案—文件 办理完毕的文件才能作为档案保存 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存 按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案 档案工作 收集 管理 利用 收集工作 收集工作，是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。 收集的内容 公文； 业务文件，如调研报告、工作记录； 综合性文件，如工作计划、总结、会议记录； 零散文件，如外出开会带回文件。 收集的重点 反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料。 要注意突出本单位的特色。 收集工作的要求 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求（不能少） 归档的文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能（不能多） 档案部门要加强收集工作的调查和指导 整理工作的原则 遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系； 区分不同价值； 便于保管和利用。 文书档案整理方法 案卷级整理 ——公文立卷 文件级整理 ——归档文件整理 立卷的步骤 检查、调整卷内公文 排列卷内公文 卷内公文编号 填写卷内文件目录 填写卷内备考表 拟写案卷题名 填写案卷封面 案卷的装订 检查、调整卷内公文 （1）检查卷内公文是否符合归档范围要求； （2）检查卷内公文是否齐全、完整； （3）检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系； （4）检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。 （5）如不符合立卷要求的，要予以调整。 排列卷内公文 单份文件的排列顺序和要求： 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 批复在前，请示在后； 转发文在前，被转发文在后； 排列卷内公文 多份文件的排列顺序和要求： 方针政策性公文在前，业务性公文在后； 上级机关公文在前，本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前，依据性材料在后； 会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列； 其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。 卷内公文编号 凡有字迹、图表等内容的页面，都要编写页号。空白页不编号。 编写位置：正页的右上角，反页的左上角。 一般用铅笔流水标阿拉伯数字。 填写卷内文件目录 卷内文件目录 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 顺序号 填写卷内每份公文排列顺序的序号。 一份公文一个顺序号。 文号 文号，即公文发文机关的发文字号。 填写要求：照抄实录。 责任者 责任者，即公文的制发机关或其代表人。 填写要求：使用全称或规范化简称。 题名 题名，即公文标题。 填写要求：照抄实录。 注意事项： 1、公文标题过于复杂，可缩写； 2、没有标题或标题过于简单，不能反映公文内容时，须重拟标题，并加“[ ]” 与原标题加以区别。 日期 日期，即公文的形成时间。 年、月、日要齐全。 例：“2