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办公OA系统在民办高校管理中的运用研究 　　摘 要：在民办高校管理中，运用办公OA系统可以让高校管理的效率得到提升，可以让文件的安全得到保证。本文首先对民办高校传统办公管理中出现的实际问题进行分析，然后结合相关案例，提出几点办公OA系统在民办高校管理中的运用策略和运用方法，希望为我国民办高校管理的改革做出贡献。 　　关键词：办公OA系统 民办高校管理 多方协作模式 　　引言 　　随着时代的发展，我国各民办高校对于校园信息化方面的关注程度逐渐提升，当前最为迫切的需求是办公自动化应用系统，为了让工作强度得以减轻，让工作效率得以保障，我国民办高校必须要结合自身现有的管理问题和相应的实际需求，做好一系列保障措施，应用办公OA系统来让高校管理中现有的种种问题得以解决。 　　一、民办高校传统办公管理问题 　　民办高校和公办高校在办公管理、办公体系上存在差异，其信息化发展速度也相对缓慢。从体系上进行划分，可以将民办高校划分为领导管理层、基层的信息处理层与办公室事务应用层，在办公管理过程中，需要多个部门的协同合作，需要多道程序的执行，这会让办公难度加大，同时，民办高校办公体系中的部门工作职责、人员工作职责由于人员精简较公办院校更为繁杂、繁重，如果工作人员的责任意识与大局意识相对较差，一件事务出现差错，那么在追究责任时就很有可能遭遇困难。在具体工作中，传统的办公管理在收发文件、整理档案方面都需要人力进行，检索工作的难度较大，且在档案数目增加之后，所需的存储空间也随之增长，更增加了工作的复杂性，同时，在这些文件资料中有一部分是需要长期保存下来的，而纸质文件资料很容易受到损坏[1]。对其进行总结，可将民办高校传统办公管理问题概括为：信息不及时、信息不完整、管理手段不恰当、处理流程繁杂、掌控依据缺乏。 　　二、办公OA系统在民办高校管理中的运用 　　1.转变思想观念 　　随着网络时代的来临，我国民办学院管理的重点已经变为对信息进行系统管理，在民办高校中，当前的信息主要是电子文档，办公效率的高低与人和部门、部门和部门、人和人之间的信息传递效率具有紧密联系，为实现办公自动化，就必须要做好信息的控制与管理工作。办公OA系统这种概念是一种新型的、动态的概念，在利用办公OA系统进行高效管理时，需要对办公人员、领导人员以及其他相关人员进行培训，让其更为深刻地认识办公OA系统，并让传统的办公观念得以转变。在办公OA系统实施期间，需要对领导及工作人员职责予以明确，民办高校在革新管理体制与管理理念时，需要紧紧结合办公OA系统的特点，需要让办公流程更为透明化、科学化、民主化，让员工的参与权、知情权和监督权得到满足，尽量规避过去办公管理中存在的问题。利用办公OA系统，可以为民办高校的纪律强化提供帮助，可以让员工更具严肃性、组织性和纪律性，让工作秩序得以保证，在办公OA系统中，可以设置考勤模块，依照月为单位对员工进行绩效考核，让不良行为得到限制，系统可以限制计算机IP地址，判断工作人员是否在学校进行工作，在此模块中，应包含病事假登记、上下班登记与加班登记功能模块，依照学校的工作时间，来科学设定考勤时间和作息时间，让考勤模块更具人性化。 　　2.多方协作模式 　　多方协作模式的应用主要指的是在设计办公OA系统时需要紧密结合高校实际情况，需要联系多方进行沟通协作。民办高校应该与OA系统的开发方共同完成沟通渠道的建立工作，这样可以让信息收集工作更为充分，民办高校应该广泛、民主的征集各方人士对办公系统的需求，需要将多种需求进行整合，在经过讨论之后，可以将总结出的多条意见提供给开发方，以供开发方参考，最终完成系统的设计工作。当前情况下，依照我国民办高校特点，办公OA系统应该具有五项功能，即文件管理、行政管理、任务管理、督办管理和人事管理。如在人事管理中，就应该包含部门内部的管理，包含了人事调动、人事出差、请假等程序，如在文件管理中，就应该包含档案的发文、收文，就应该包含拟稿、查阅、签收[2]。 　　以某民办高校为例，该学校考虑到传统办公管理中部门公文衔接问题与公文安全问题，积极和开发方进行合作，引用了办公OA系统，该系统可以分为三大功能模块，分别为院长、系主任和普通教师模块，如在院长模块中，就包含了整个系统的所有功能，除了系主任模块功能和普通教师模块功能以外，还包含了管理学院共享功能、查看学院申请功能、考勤时间设定功能、添加管理任务功能和查看紧急任务功能，而在系主任模块中，包含了普通教师的所有功能和对本部门申请进行审批的功能，在普通教师模块中，主要包含了接收文件、发送文件、上传共享资源、下载共享资源、接收消息、发送消息、在线考勤、发送申请、查看申请、发送电子邮件、发送紧急任务，该软件层级可分为表示层、业务层和数据层，利用J2EE平台，结合多重数字签名技术，让