刍议如何做好电子档案文件资料的管理工作.docVIP

刍议如何做好电子档案文件资料的管理工作 　　摘要：随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件为档案管理工作提高了效率，同时也为电子档案的真实性和长期安全保存提出了新的课题。以如何做好电子档案文件资料的管理工作为研究方向，并做了深入的探讨，以期使传统档案盒电子文件档案的优点能够得到最大化发挥。 　　关键词：电子档案 文件资料 管理工作 　　一、电子文件资料的含义及其特点 　　所谓电子文件资料是指人们在社会生活中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子程序软件、电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件资料有以下几个特点：第一，电子文件资料不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化设备才能阅读利用；第二，电子文件背景资料可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；第三，电子文件的利用是共享的，也不再受时间和距离的影响；第四，电子文件的保存文件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 　　二、电子文件资料对档案管理的影响 　　（一）对档案本质属性的影响 　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性，一方面，表现在档案的内容上；另一方面，表现在档案的形式上，如当事人的亲笔稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图