《论秘书的现代化办公手段》.docVIP

论秘书的现代化办公手段 一、办公自动化的概念 办公自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA，指办公人员借助先进的办公设备，并由这些设备与办公室人员构成的服务于某种目标的人——机信息处理系统，以实现办公活动的科学化、自动化。办公自动化系统的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产工作效率和质量，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平。秘书部门的办公自动化是现代科技在办公领域中兴起的一次新的变革，其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机、计算机等其它先进设备复制、传递文档。它给传统的秘书办公带来了极大的冲击。秘书人员要适应在办公自动化环境下工作，必须充分的认识、了解办公自动化，进而掌握办公自动化。高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。秘书人员应掌握的技术技能实现办公自动化，运用