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aj行政事务管理规定
行政事务管理规定
第一章 总则
第一条: 为适应公司全方位规范化的科学管理,做好公司行政事务管理工作,使之规范化、制度化,提高办公效率,制订立本规定。
第二条: 本规定所指行政事务包括印章管理、文件管理、档案管理、办公室管理、车辆管理等。
印章管理规定
第一条: 本规定适用的印章范围包括:公司公章、公司专用
章、法人签名章和财务、会计专用章。
第二条: 印章的使用和管理。
(一):公司公章用于涉及公司的合同、协议、出资证明等带有实质性内容的业务材料、法律文件,须经部门主管批准并有总裁签发的授权委托书;用于介绍信等一般事务性材料,由行政事务主管报行政总监批准。
(二):公司合同专用章,主要用于签订对外投资、合资、合作经营等单项业务的协议和合同。
(三):财务专用章,须报总裁签批后用。
(四):印章要端正盖在公文末尾的生效日期中间,并要做到上下压正文,严防错盖漏盖,严禁在空白介绍信、空白信笺等空白纸张上盖章。
(五):使用印章必须登记,必须注明事由、批准人、经办人、日期等。
(六):印章必须由专人保管,用后锁进保险柜。严禁携带印章外出。如确需将印章带出,代理实施用印的人要填写代理使用印章申请单,注明代理时间和用印事由,并在交还印章时填写用印次数,必要时提供用印依据。(内附表)
第三条: 未经批准,擅自动用公章、印章、专用章,给公司造成声誉和利益损失的;违反公章、印章、专用章使用和保管规定,擅自携带外出发生丢失的,对于当事人给予500元以上,5000元以下的罚款,并同时给予其行政记大过以上直至除名的行政处分,并给予其主管以相应的行政处罚。
印鉴使用申请表
用印单位 印鉴名称 内
容 份 数 日 期 领导批示 申请人
合同管理
第一条: 在签订经销商合同及购销合同时,各部门应在规定
权限范围内办理合同签订手续。超越权限时,需报总裁审批同意后办理合同签订手续。
第二条: 凡代表公司对外签订合同、协议时,须加盖公司合同专用章。
第三条: 合同中合同号码、对方单位名称、负责人、标的物价格、数量、合同有效期、签约日期、履行地等项应填写完整。
第四条: 合同签订生效后,各部门应及时将合同文本原件送交财务部,财务部将合同书分类存档。任何部门和个人不得自行保留和销毁合同文本。
第五条: 对于在执行过程中需要修改、补充的合同,应重新签订补充合同,补充合同的签订仍按以上程序执行。
第六条: 各部门需要借阅合同时,应在财务部办理借阅登记手续,用后立即归还,不得遗失。
第七条: 加强合同进帐管理,对于执行中长期未收款的合同,业务部门应及时催收合同款项,保证公司业务收入的安全。
第八条: 经总裁办公会讨论通过的固定经销商合同文本,由拓展总监审批。合同经办人要签订经销商合同,填写合同审批表签批时,只需拓展总监签批即可。
附表:
合同审批表
部门: 年 月 日
公司名称: 签约方: 合同主要内容: 付款方式及金额: 合同经办人 部门主管 财务部 总裁
文件资料分类管理规定
第一条: 文件密级
(一):外来文件的密级划分。
原则上外来文件的密级按原文确定的密级划分。对外来文件的批复和函件的回函等,按公司行文时确定的密级划分。
(二):公司文件资料的密级划分。
1、绝密:凡涉及公司重大利益的,知情范围仅限于公司领导及公司具体职能部门的文件资料。包括:
(1)、特殊外来文件资料;
(2)、特殊财务资料;
(3)、特殊业务资料;
2、机密:凡涉及公司重大利益的,知情范围仅限于总裁指定人员的文件资料。包括:
(1)、董事会内容资料;
(2)、重要的办公会议资料;
(3)、公司的年度工作计划、融资计划、投资计划等资料;
(4)、公司的重大技术文件资料;
(5)、公司人事资料;
(6)、公司员工薪酬、奖金、福利等资料;
(7)、公司内部财务往来及相关资料;
(8)、公司各时期财政收支情况以及各项财务报表;
(9)、在对外商务活动中公司的对策等。
3、秘密:凡涉及公司较大利益的、知情范围仅限于具体职能部门及相关部门的文件资料。包括:
(1)、对外签定的合同、协议及合同执行情况资料;
(2)、绝密、机密以外的所有财务资料;
(3)、绝密、机密以外的所有会议资料;
(4)、公司内部管理制度。
4、普通:上述三项以外的一般性文件资料。
第二条: 收文程序
(一):凡外来文均须公司办公室办理统一登记,加附<<公文处理单>>后,送公司主管领导阅批。
(二):由办公室按领导批示,送有关部门或人员阅办。
(三):相关人员阅办后须在阅批表上签名,并记录办理结果。
(四):交回办公室存档。
第三条: 发文程序
(一):凡公司外部文件一律打印成文,编制文号,由拟稿人员校
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