高效会议管理(章师版)-副本.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * 简述 整节15分钟 * * 重要的会议应该进行录音，从而使整理会议记录时有依据。 除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。 大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由参会者轮流担任。 会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。 会议记录者的责任更全面： 要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。 适时做总结，协助讨论进行。 向参会者确认各议案的排序是否无误。 会议记录内容全面而准确： 讨论过程中所达成的各种共识。 有哪些证据支持议案的通过，及反对意见如何。 分派工作的详细情形及完成日期。 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 会议记录应有组织地整理： 标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，说出会议达成了什么一致。 工作分派情形及完成日期记录无误。 通过此决议的评估标准（如有必要）。 会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。 将会议记录发送给参会者。 * * * * * * 结束语： 会议管理两件事：办事情，拓人脉 相信今天“会议管理”的课程能够帮助伙伴们在职业生涯走好第一步，崭露头角。预祝伙伴们在职场中取得成功。 不迟到、不早退，有事尽早请假，及时了解会议内容并落实工作； 领导讲话时保持安静，认真做好记录，有问题待语毕提出； 进门要敲门请示，声音以室内人听见为适度，关门声音要轻； 会议期间有领导光临，要起立迎接，面带笑容，主动问候； 会议期间手机调整成震动或静音模式，不能中途打接电话，有急事发短信解决。 会议中的礼仪 会议记录与会后跟进 对会议记录的建议 指定一个会议记录者 －主持人最好不要兼任此项工作； －会议记录者由参会者轮流担任 会议记录内容全面而准确 讨论过程中所达成的各种共识。 议案通过的支持证据及反对意见 跟进工作及完成日期 会后重新整理 －标题、会议目标、主席名字、出席和缺席人员 －列点记录会议达成共识内容 － 跟进事项、责任人、完成日期 记录者功能 仅次于主持人 记录及维持议程设计的顺序 协助主持人总结与归纳 观察、预防 谁能胜任会议记录者？ 记录者的胜任力 反应快、写字快、记忆力强 熟悉业务、知识面广 组织能力强 倾听能力和总结能力强 参会者的会后跟进 细读会议记录，标示出与自己工作相关的信息 回顾会议过程，分析与会者的态度，评估自己在团队中的人际关系 制定会后跟进工作的执行方案 新任务的开始，启动，传达和贯彻 主持人的会后跟进 依据会议评估做出改进措施 联络缺席人员，询问原因 与记录者合作，尽快发出会议记录 怎样提高下次会议的质量 只有必要时才开会 提前准备是有效会议的关键，会议议程事先分发 准时开会，才能准时结束 经常归纳,有意识地把握会议的方向 会议记录应阐明最后的结论 注重结果，但更强调实施所有的决定 * * * * * 会议的类型有项目动员、信息发布、鼓舞士气、指导工作、解决问题、集思广益 * * * * * * * * * * * * * * * * * * 控制 议事进度 控场方式 2. 非语言方式 控场是会议主持人的核心技能之一. 1. 语言方式 策略三：控场 策略四：达成决议 1、彼德·德鲁克决议法 1、花些时间检视困难所在； 2、讨论各项提案，比较各自优缺点和收益率； 3、多采集参考资料； 4、主动征集反对意见，中立看待； 5、对提案适当的调整和妥协，确认决议达成； 6、组成或指定议案执行的监督单位。 权威决策 少数服从多数 共识决策 无异议 决策 优点：决策迅速高效 缺点：支持执行不易 优点：深思熟虑，质量高 缺点：所需时间长 优点：保证大多数人获胜 缺点：小集团派系之争 优点：意见不和冲突最低 缺点：耗时长，较难达成 2、群体决策法 策略四：达成决议 策略四：达成决议 3、团队决策法 平等 独立 自由 改变 变换角度 审视探索 奇思妙想 意外发现 换个环境 换种心情 免去纷扰 活跃思想 专项小组 协调专家 各自提案 统计分析 平等议事 无拘无束 追求数量 不得反驳 头脑风暴 德尔菲法 异地思考 思维转换 A B C D 1 2 3 4 预留5－7分钟做总结 策略五：圆满结束会议 确定工作分配妥当 明确工作行动计划 准时结束会议 会议中的沟通技巧 * 沟通的目的 １、把信息传出去 ２、被理解 ３、被接受 ４、获得答复性的行动 沟通的基石 *