如何主持好会议.docVIP

目 录 会议主持 3 第1章 会议失败的原因 4 1.1 管理不善 4 1.2 缺乏组织架构 5 1.3 不重视会议 5 1.4 差劣的环境 6 1.5 不必要的会议 6 1.6 提要：会议的用处 6 1.7 自我检查 7 1.8 改善之道 7 第2章 了解会上发生的事情 8 2.1 群体的变动过程 9 2.2 辩论中的群体压力 9 2.3 决策中的群体压力 9 2.4 摘要：群体的力量 10 2.5 自我检查 10 2.6 改善之道 10 第3章 组织会议 12 3.1 会议类型 12 3.2 讨论什么 13 3.3 谁来开会 14 3.4 何处开会 14 3.5 安排时间 15 3.6 提要：开成功的会议 15 3.7 自我检查 16 3.8 改善之道 16 第4章 掌控会议 17 4.1 开始会议 17 4.2 遵守时间 17 4.3 全神贯注 18 4.4 指导讨论 18 4.5 对付无秩序行为 19 4.6 对付偏离 19 4.7 达成一致 20 4.8 总结将采取的行动 21 4.9 提要：保持掌控 21 4.10 自我检查 22 4.11 改善之道 22 第5章 会议记录文件 23 5.1 记录会议 23 5.2 会议期间 23 5.3 会议之后 23 5.4 会议评估 24 5.5 提要：持有证据 25 5.6 自我检查 25 5.7 改善之道 25 第6章 你对会议的态度 27 6.1 负起指挥责任 27 6.2 期望完美 27 6.3 采取行动 28 6.4 提要：会议卓有成效 28 6.5 自我检查 28 6.6 改善之道 29 第7章 支持会议精要速览 30 7.1 理解会议 30 7.2 组织会议 30 7.3 掌控会议 30 7.4 记录会议 30 7.5 你对开会的态度 30 第8章 开好会议的好处 31 会议主持 开会的主要目的在于取得积极而卓有成效的结果，这是众所公认的事情。遗憾的是，大多数与会者表示，不少会议徒费精力，甚至可能全无收获。 主持会议，使之开得有成果、有效率，其实并不复杂。即使你以前未主持过会议，只要事前稍作准备，并做好掌控局面的心理准备，就会对确保会议成功大有裨益。 本书告诉你主持会议之道，帮助你把会议开得尽善尽美；并提供多种简单而有效的方法，确保你主持的任何会议都取得成果。 会议失败的原因 要进行管理，即表示需要开会。但对会议的一般看法往往是：那完全是浪费时间。对曾经参加过一些组织不善、掌控不力的会议与会者，这是常见的看法。 一次会议结束之后，你或会听到有人说起下面的话，这些话甚至会出自你自己口中： “我最好未曾去那里开过会”这句话在暗示，并非人人都有机会发表自己的意见。 “会议与我毫无关系”这表示有些与会者感到自己被排斥，无缘参与决策。 “我所有的主张都遭到批评”这暗示发言者未能获得申辩的公平机会。 “我不明白召开一次会议有何用处”这表示会议没有明确的目的。 “我去开会，只是凑凑数而已。”这暗指结论在会前已早作安排。 承认主持会议的方法有所缺失，可以帮你找到症结之所在，为你指出纠正的办法。 管理不善（Poor Management） 会议要开得卓有成效，就需要有方向。通常是有一个人来指导，此人举措适当，能确保会议程序井然有序。如果没有选定一个人选来掌控局面，会议会开得不着边际，漫无目的；或者开的杂乱无章，乏善可陈，其结果会令人失望。 支持会议需要有力掌控，如果不重视这一点，会议很快就会开得不知所云。另一方面，如果会议主持不能胜任，或者根本不知要做何事，也许就无法按原来的要求去发挥影响力。这些要求诸如： 不偏离议程，引导会议程序并得出结论，使与会者心平气和，认为会议并未浪费时间。 鼓励说出观点，使与会者有机会表达意见，而不至于最终觉得受排斥、忿忿不平。 掌控讨论，以便有时间考量所提出的见解，而发言时又不会在某一个问题上拖得太久。 作一个适当的总结来结束会议，以便清晰的陈述取得的成果和与会者要做的工作。 记录会议所作的决定，以免下次开会时存有误解和籍词。 缺乏组织架构（Lack of Structure） 即使在开会之前，就已麻烦多多。这种情形并不少见，原因是无人费心去准备列有讨论议项的议程。开一次会若没有一个明确界定的组织架构，则可能产生的问题会比解决了的多。例如： 与会者将无从准备，因此就交不出所需的资讯 不限制时间，与会者感到乏力、厌倦时便结束会议，或是随意离开会场 同样的议题反复讨论，而其他议题却又根本不提 对开会的原因、目的和每个人要做的事情都不甚了解 如果与会者不告知会上需要讨论些什么，就无法积极地参与。这表示讨论将偏离各种正题，会议则多半无法达成目标，而当初却一直以为会议存在着一个目标。 不重视会议 与会者对会议的态度在很大程度上决定了会议是否值得召开