昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录.pptVIP

关于会议组织工作 昆山开发区党政办公室 2011.5. 会议组织的三大工作 会前准备 会间工作 会后工作 会议的作用 分工功能 协调功能 决策功能 组织领导功能 资讯功能 亲和功能 提高会议效率的几个因素 会议前 目标明确、议程确定 与会者选择恰当（不图多不求少，必须参加者参加） 会议时间选择恰当（通知不能太早或太晚） 通知内容要周详，使与会者有准备而来 地点选择恰当、音响等设备良好 准时开始不拖拉，议程中每一议题的时间分配恰当 会议中 排除外界干扰，保持设备正常使用 发言紧扣主题，会议讨论要会而议、议而决 会议中 资料准备充足，保障决策科学 发扬民主，会议讨论充分，无少数人垄断会议现象 适时制止与会者相互扯皮，并调动会议讨论热情 视听器材发生良好 无特殊情况不超出预定时间 主持人适时总结会议成果 会议后 与会者及时传达、贯彻会议精神 整理出完整的会议记录，及时追踪决议事项贯彻执行 适时汇总通报会议精神贯彻情况 会议中几个角色 正式人员（包括主持人） 特邀人员 列席人员 旁听人员 秘书的作用 参加会议，自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用。 一般会议的六个要素 与会者 主持人 议题 名称 时间 地点 会议的与会者 与会者的要求 必要性 重要性（有利于会议的进展和效果） 合法性（有合法的身份和法定的资格） 与会者成员组成 正式人员。有表决权、选举权和发言权。 列席人员。有一定的发言权，但无表决权和选举权。 特邀人员。根据会议需要专门邀请的人员，如上级机关的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者等。 旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发言权。 会议的主持人 当然主持人 由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。 临时主持人 各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，选举或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。 主持人的职责： 宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进程、允许与会者发言和制止超时及违反规范的发言、维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准确性、督促会议决议和决定的执行。 会议的主办者 由有领导或管理职权的机关主办 在需要做出决策、宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见等情形下，由领导或管理机关承担主办责任。 由会议的发起者主办 协作性、学术性、交流性的会议，主办者通常是会议的发起者。可以是一个组织发起，也可以是多个组织共同发起主办。 由一个组织的成员轮流主办 经常性会议（如年会），每一个成员（包括国家、地区或非政府组织）都有主办会议的权利和义务。如亚太经济合作组织领导人非正式会议。 通过一定申办程序确定由谁主办 一些跨国家、跨地区的会议，政治、经济影响比较大，涉及面广，为保证会议质量和显示公平竞争，采取申办竞争程序来确定主办者，申办的程序和条件在会议规则中明确规定。如奥运会、世界博览会。 会议的议题 讨论的题目，研究的课题，需要解决的问题。 议题应尽可能集中、单一。 两种产生情况： 领导指定，秘书调查研究后提出。 议题的形式可以有书面形式和口头形式。 书面形式包括议案、建议、提案、最后文件草案或讨论稿、会议议程、提纲等。 小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。 议案、建议、提案的含义 议案：人大代表提出，经审议，列入大会议程 建议：人大代表对本级人代会及其常委会提出的建议、批评和意见 人代会常委会办事机构交有关机关研究处理并负责答复； 不列入大会的“议案”也如此处理 提案：政协委员向国家机关和有关组织提出的建议和批评 秘书工作包括两部分 议案、建议、提案产生过程中的工作（人大、政协机关秘书） 办理阶段的工作（政府、法院、检察院等机关的秘书） 议案、建议、提案产生过程中的秘书工作 会前工作 起草视察通知 制发表格（议案草表、意见分类统计表） 搞好视察组织安排工作，写出视察情况报告 组织工作人员参与视察，记录情况，开会讨论分析，整理文字材料 根据议案、提案原案的情况，与有关单位通气，以便预先作好答复工作 会中工作 起草工作方案（范围、收集、立案、转办、审查会议的议程等） 将已收集的草案表送回，补充修改 审查委员会秘书机构开会讨论，初步意见，汇总报大会主席团 议案、建议、提案的办理 交办 承办 分类、接办、登记、分发、协调、催办、拟文、签发、编号、印制、校对、统计、立卷、归档、总结 催办 大会闭会后3～6个月予以答复，机关办公室催办 答复 以函的形式答复，抄送有关交办单位 审查 复查 总结和报告 立卷和归档 会议的名称 会议的名称 显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位等； 用确切、规范的文字表达； 制成横幅或“会标”。 如： 昆山开发