档案实体分类的方案.docVIP

中国矿业大学档案实体分类方案 一、 编制目的及指导思想 　　为了贯彻执行上级主管部门关于文书立卷改革的有关精神，进一步简化档案整理，使我校档案实体的分类、编号、排架、检索等工作更好地适应现代化管理的需要，促进学校档案工作的标准化和规范化建设，充分发挥学校档案的作用，为学校各项工作和社会主义建设服务，特制定本方案。 　　本方案以辩证唯物主义思想为指导，从学校各项工作的实际出发，并结合档案工作现实与长远发展的需要，使之符合学校档案的科学管理。 二、总体说明 　　我校档案实体分类以学校全部档案为对象，采用门类划分的方法，实现学校全部档案的综合分类和统一管理。 　　通过门类划分，将学校全部档案分为文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、荣誉档案等若干门类，并从综合管理的需要出发，赋予每种门类档案相应的代字： 　　文书档案（Ｗ） 　　主要包括学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的文件材料。 　　科技档案（Ｋ） 　　主要包括教学（硕士、博士入学试题及学位材料、本（专）科生学籍册、本科生优秀毕业论文等）、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等文件材料。 　　会计档案（Ｃ） 　　主要包括会计核算活动中形成的文件材料。 　　照片档案（Ｚ） 　　主要包括本校各项活动中形成的，以及校外单位形成的与本校有关的，并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的照片。 　　荣誉档案（Ｒ） 　　主要包括本校在各项工作和活动中获得的奖状（证书）、奖章及锦旗、奖杯等。 三、类目设置于标识 　　在各门类档案中，根据其档案的各自特点，再采用不同的分类方法：文书档案按年度—组织机构—保管期限分类；科技档案、会计档案、照片档案按年度—类别分类；荣誉档案按年度—来源领域分类。 　　各门类档案中类目的设置力求符合逻辑，各类目之间及相同类目下同位类之间划分标准一致，下位类外延之和等于上位类外延，同位类界线清楚，不互相交叉或互相包容，并保持分类的连续性。同级类目按照综合类在前、专题类在后的顺序进行排列。 　　（一）文书档案（Ｗ）类目设置于标识 　　按照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》的要求，根据我校文件形成和处理的实际情况，文书档案以件为单位进行整理，并按照年度—组织机构—保管期限进行分类，即先将归档文件按年度分类，每一个年度内的文件再按组织机构分类，最好在每一个组织机构下按保管期限分类。 　　1、一级类目设置与标识 　　文书档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示，如“2002”表示2002年。 　　2、二级类目设置与标识 　　二级类目按组织机构细分，并以三位大写的汉语拼音字母作为每一组织机构的标识代码。 　　3、三级类目设置与标识 　　在二级类目的基础上按保管期限进一步细分为永久、长期、短期，期标识分别为Y、C、D。 　　（二）科技档案（Ｋ）类目设置于标识 　　1、一级类目设置于标识 　　科技档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示。 　　2、二级类目设置与标识 　　在一级类目之下设教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等二级类目，并分别用两位大写的汉语拼音字母表示： 　　ＪＸ—教学　　　ＫＹ—科学研究　　ＪＪ—基本建设　　ＳＢ—仪器设备 　　ＣＢ—出版物　　ＣＰ—产品生产与科技开发　　ＫＷ—科技外事 　　ＢＨ—博士后材料　　ＺＬ—专利 　　3、三级类目设置与标识 　　三级类目根据二级类目的形成规律和特点，并结合档案所反映的内容性质进行设置，是对二级类目的进一步细分。 　　三级类目的标识采用“双位制”，即两位阿拉伯数字表示，如12、13、14、15……99，“11”和带“0”的数字不用。 　　4、四级类目设置与标识 　　我校科技档案一般设置到三级类目，但为了使分类体系更加严谨、完善，部分类目延伸到四级。四级类目是对三级类目的进一步细分，期标识采用“双位制”。 　　（三）会计档案（Ｃ）类目设置与标识 　　1、一级类目设置于标识 　　财会档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示。 　　2、二级类目设置与标识 　　根据财会活动中形成的文件种类，会计档案二级类目划分为会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等，其标识采用“双位制”。 　　3、三级类目设置与标识 　　三级类目是对二级类目的进一步细分，根据我校财务四条线管理体制，按会计档案的来源划分为管理保障线、教学科研线、后勤服务线、校办企业线、资金管理中心等类目。三级类目的标识采用“双位制”。 　　4、四级类目设置与标识 　　我校会计档案一般设置到三级类目，但为了使分类体系更加严谨、完善，三级类目校办企业线延伸到四级。四级类目是对三级类目的进一步细分，其标识采用“双位制”。 　　（四）照片档案（Ｚ）类目设置与标识