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中華大學資訊管理學系系統開發專題報告 中華大學實習旅館管理系統與線上訂房 Chung-Hwa 專題組員：鍾銘昌、詹雅芳、楊文瑞 指導老師：周菡苹 老師 專題編號：PRJ-2002-01-XXX 執行期間：90年2月 至 91年5月 摘要 由於現在資訊快速發展的關係，再加 上服務業目漸受到重視，所以在旅館的管 理上，不能再延用傳統的人工作業方式來 進行，必須採用電腦系統作業來提昇作業 的速度和正確性，並且使得作業流程簡單 化。 中華大學實習旅館為了方便管理房務問題目前已有採用電腦作業，但是僅限於房務作業管理，使得在整體上的管理方面產生了許多的不便和資訊無法即時，因 此期望在短期內可以做到全面電腦化。所 以我們的系統中針對中華大學實習旅館的需求開發了線上訂房系統、員工管理系統、房務管理系統、庫存管理系統。 簡介 在目前社會網際網路的使用已經日漸頻繁，系統Web化已經變成目前的一種趨勢，我們針對實習旅館舊有的人工作業流程電腦化，將此旅館管理系統和線上訂房功能Web化，透過簡單易懂的系統架構來完成此系統，主要是期望可以和客戶之間達到良好的互動效果，另一方面期望能讓管理人員在資料集中管理的情況下，可以完全掌控旅館的運作情形，另一方面，期望使用者可以在系統的輔助下減少許多作業時間和手續。 研製背景 在我們詳細了解實習旅館日常的作業流程和現有的系統功能後，發現在整個旅館的管理上，其中有許多功能依然是採用傳統的人工作業方式，容昜造成在管理上的不便，並且無法將資訊有效的傳送給消費者進而行成良好的互動。 因此本組決定開發一套可以在線上執行的管理系統，讓消費者可以得到更完善的服務，管理者亦可更輕易地掌握旅館的狀況，可達到雙贏的效果。 系統目標 （1）該旅館目前的訂房作業是採用人工作業的方式，因此本專題將訂房的作業模式改為在線上執行，使顧客可以在網路得到最新的旅館訊息，且可以立即進行訂房的動作，再經由系統直接運做，可以避免太多不必要的交涉過程。而員工亦可減少許多有關訂房的紙上作業，使工作更加的順暢而確實，可增加方便性、減少錯誤的產生、提高效率及減少人力的浪費，進而滿足顧客所需的服務。 （2）對於顧客的消費內容、個人基本資 料及折扣設定…等均做完整的記 錄，便於日後計算、新增、刪除、 修改及查詢的作業，可降低許多人 力成本和減少時間的浪費。 （3）利用員工管理系統來管理旅館所有員工資料，並使用電腦來進行員工排班作業，不僅可便於做人事管理。另外針對員工薪質方面，也可直接利用系統使用記錄來進行員工薪資的計算。 （4）系統中建立了一個消息公布欄，讓 管理者能隨時更新旅館資料，並且 可在最短的時間內透過網路將訊息 傳送給所有顧客。 （5）系統可以吏有效率和正確的處理各 項資料和表單，並可提供即時資訊 的查詢。 系統效益 將人工管理作業流程電腦化：將制 式的作業動作改為由電腦系統來 執行，主要是為了減少人工作業所 浪費之時間、減少人事費用的支出 和降低錯誤率，藉以提昇效率。 對客房的資料可快速反應：對於新 的客房消費資訊或是旅館現況，系 統中的記錄均可隨之快速更新，讓 顧客可以充份了解旅館所提供的 各種服務。另一方面，可讓使用者 不論在何時看到的客房狀態均是 最新的訊息，進而可確實的達到即 時全面掌控的效果。 減少人力、時間的成本：因電腦的 工作效率遠優於人力，且可以避免 許多情境狀況，使用電腦系統來管 理旅館事務，使用者只需要輸入正 確之資料，即可達到應有之效果， 大幅的節省人力的開銷與減少作 業時間。 簡單方便的使用者介面：用最簡單 易懂的使用者介面，讓使用者可輕 易的進行操作此系統，讓此系統之 功能得以完整發揮，進而獲得最大 之成效。 客戶資料保存和更新：在客戶管理 方面，系統提供對住宿旅客個人資 料的保存及異動即時更新、查詢… 等功能，讓管理者可掌握消費者的 資訊。 專題進行方式 當決定專題題目後，我們多次實際去 了解實習旅館目前的營運狀況，並且和其 負責人進行面談和討論，詢問其目前系統 有那些不足和新需求，並詢問有關我們對 系統不明瞭之處，在多次溝通與分析之後 ，指導老師即強調此次的系統最大特色是 要做到與顧客之間的即時互動，透過網路 來進行訂房的動作，利用網路所能帶來的 即時資訊所產生的附加價值。 人員配置與職責 人員 工作與職責 鍾銘昌 收集相關的資訊 系統分析 系統設計 程式撰寫 文件製作 詹雅芳 收集相關的資訊 系統分析 介面設計 網頁撰寫 協助文件製作 楊文瑞 收集相關的資訊 系統分析 主要負責程式撰寫 資料庫規格設計 協助文件製作 時程規劃 時間 工作項目 90年3/1~3/10 3/15~4/5 學習及熟悉技術工具 決定主題 選擇使用工具 學習及熟悉各種技術工具的操作 4/8~5/10 系統分析 訪談 了解作業流程