第二章 会议管理.docVIP

PAGE PAGE 58 第二章 会议管理 本章提示：本章主要阐明了三级秘书应掌握的会务管理技巧，诸如会前拟订会议筹备方案和应急方案，检查、审核会议状况并及时与领导沟通；会中对会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理；会后对会议的评估与总结等。 第一节 会前筹备 学习目标：本节主要介绍会前筹备工作的主要环节：拟订各种会议筹备方案、检查会务筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟订会议应急方案。通过本章内容的学习，三级秘书需要了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟订要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。 会议筹备方案的拟订： 理论知识： 会议筹备方案的内容： 确定会议的主题与议题：主题是指会议要研究的主要问题与要达到的目的。确定主题的要素有3点：一是有切实的依托；二是结合单位实际；三是有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 确定会议名称： 确定会议议程：根据到会领导的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定讨论题目、讨论方式；根据会议目的，安排主要领导做会议总结。 确定会议的时间、地点：会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，会期长短要与会议内容紧密联系。会议地点选择的重点是会场大小适中、地点适中、环境合适、交通方便、会场附属设施齐全。 确定会议所需设备和工具：要满足会议需要。 确定会议文件的范围：做好文件的印制与复印工作。 确定会议与会代表的组成 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构：大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 会议筹备方案的作用：草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。会议筹备方案的拟订是秘书的重要工作内容之一，它的作用主要有： 确保会议的周密组织 确保会议服务质量和沟通协调到位 确保领导的意图得以贯彻执行 电话会议及视频会议的知识 电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。任何电话用户申请并开通“会议电话”的服务功能就可随时召开电话会议。电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。 电话会议交流信息的特点： Ⅰ、电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。 Ⅱ、电话会议的与会者不直接面晤，参加者很少会受到会议主席或其他参加者的直接影响，这样更有益于与会者激发创造性思维，也较容易修正自己的观点，对开展商务交易活动和协调问题极为有利。 Ⅲ、电话会议由于缺少直接接触，所以难以进行互动交流。而且由于缺少文本，难以传递大量细节信息。 Ⅳ、为提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件），增进信息的传输与交流。若使用视频电话效果更佳。 Ⅴ、电话会议使用于分公司不远、规模不大的企业。（此项不是其主要特点） 电话会议信息工作的要求： Ⅰ、准确发出开会信息。要特别说明是否需要设分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议，就要设分会场，而且要明确分会场的召集人。要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，任何一方都应当在同一时间参加会议，否则将影响信息的交流和获取。 Ⅱ、认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法同步传输文字材料，因此要做好会议书面信息的分发工作。对于要在电话会议中进行讨论的文件，应在文件上标明讨论的顺序编号和标题，事先传真给与会人员。 Ⅲ、合理安排会场信息传输设备。电话会议分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加的单位设分会场。各会场应装有扩音设备和话筒，并与话机连接好。人数较少的单位可直接使用带有免提扬声器的话机。会议设备应在会议开始前调试好。 Ⅳ、按时接通电话。会议开始，由召集方以主叫方式接通与会各方。 Ⅴ、互相通报出席情况。 Ⅵ、做好会议记录。可用电话录音系统记录会议信息，会后整理成书面记录材料。 视频会议： 视频会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急情况。 视频会议的特点：属于同步会议，利用视频设备，通过微波线路或卫星线路，播送主会场和各个分会场的活动景象，与会人员在不同的地理位置上、在同一时间内参加会议。 Ⅰ、实现声音与图像的同时传送。 Ⅱ、打破时空限制。 Ⅲ、节省时间、费用。 Ⅳ、交流效果较好。 Ⅴ、视频会议的局限。初始准备时间较长，成本投入高；没有面对面的互动效果，交流可能不够深入广泛。 视频会议信息的要求： 视频会议效率高，投入大，要求 必须高标准，严要求。 Ⅰ、发出会议信息。及时向与会人员发出开会通知，告知有关注意事项。 Ⅱ、分发文件信息资料。会议上要审议的文件和有关信息，会前应通过传真或电子邮件传给与会人员。 Ⅲ、布置会场。