国外秘书作的发展趋势.docVIP

国外秘书工作的发展趋势 李丽（河北） 秘书工作普遍化、社会化 国外和我国港、澳、台地区的秘书工作，不仅广泛存在于政府机关、企业单位和社会团体，而且渗透到社会的各个角落，秘书服务于现代社会的每一个行业，对社会的影响是巨大的。美国前总统里根在1981年的“秘书周”专门发了贺信，称秘书们“在美国生活中做出的无法估计的贡献，是值得称赞的”。 美国和英国雇佣私人秘书尤其普遍，从政府官员到企业主、演员、运动员、律师、医生，几乎都有私人秘书。《新华文摘》1999年3月汤国基的《哈佛的魅力》一文介绍：为了充分发挥教授的作用，提高他们教学与科研的效率，哈佛有良好的支持系统，为教师提供事务性工作的服务，使他们能把有限的工作时间用在高强度的脑力劳动上。这种专业分工，是提高学校经济效益的重要方法。哈佛普遍实行秘书制，每3至4位教师共用一个秘书，他负责一切的打字、复印、电话、约会等事务性工作。另外，学校还有一个强大的行政办公室，负责日常的行政管理工作。据美国劳工统计局统计，到1990年，美国拥有总数达535.7万人的秘书队伍，较之1980年的387.6万人，净增148.1万人，增长率为38.2%（10年）。在26中职业中，秘书的就业增长率占第一位。 秘书工作的职业化、专业化 秘书的职业化是世界性的潮流。所谓‘职业化’，是指如今的秘书由特定的官方职务，演变为不属于任何一个行业，但又为任何行业所必需的职业。美国“国际职业秘书学会”成立的宗旨，就是建立一种为社会所承认的秘书行业标准，从而使秘书这一新兴行业的协会组织能与律师、会计等其他行业的协会一样，得到社会的认可。 随着秘书的职业化，秘书在美国已成为一门专业性很强的独立学科，而这门学科所涉及的专业知识不是单一的。 同时，由于社会政治、经济风云变幻，办公室设备日益先进，要求的技术含量越来越高。因此，秘书工作专业性加强，专业化分工呈上升势头。美国在秘书分类方面起步较早，对秘书实行不同形式的职位分类，并用职位说明书的形式把相应的工作内容确定下来。美国劳工部和美国行政管理协会都对秘书职位进行了分类，不同职位有不同的技能要求。美国秘书职业大类包括41个职位的分工种类，分为14个工资等级，从低层秘书到专职秘书，再到管理阶层的秘书，形成规范的体系。6级及6级以下的秘书人员工作较单纯，技术要求较低；6级以上的秘书人员工作复杂，技术要求也比较高。比如，秘书、一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作同属于6级。专业分工之细，还包括文书人员，分为一般文书、函件文书、记号符号文书等。这样的职位分类，在秘书工作实践中产生了良好的作用：一是可打破“一个领导、一个秘书”的传统组合关系，使具有某方面专长的秘书在某一方面同时为几个领导服务，能高效地完成某方面的工作；二是为秘书人员的专业学习和培训指明了方向，使他们有针对性地学懂、学精某一方面的知识和技能；三是为秘书人员定级、定薪提供了客观依据。 由于秘书职业的专业性增强，把秘书当做终身职业的人也增多了。而我国目前绝大多数秘书都有一种短期工作的心理，只想在年轻时干一两年，把当秘书仅仅作为进入社会的一个切入点或跳板，几乎没有人把它当做终身职业。 秘书工作制度化、规范化 为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，明确秘书的职权范围，这是一项先进的制度。以澳门为例，新的《澳门公司法典》明确规定：澳门公司由四个部门构成，即股东会、行政管理机关、公司秘书和监视会。在这里，公司秘书是作为一个独立机构而设立的，它拥有自身的权利。它的主要职权包括确认权、公正权和监控权。澳门公司法增加秘书制度源于英美法的相关制度，现时的新加坡、澳大利亚、英国及我国的香港都有此制度。 为了提高秘书队伍的素质，秘书考试制度普遍实行。美国建立了专业秘书证书制度，由美国“国际职业秘书协会”组织，在每年5月的第一个星期五、六两天举行“特许职业秘书”考试。“特许职业秘书”被认为是高级秘书，因此报考条件很严，要求高中毕业生要有6年秘书经验；受过大学教育的人，其学习年限加上秘书工作年限要达到6年才能报考。考生要考6门课：即企业行为学、企业法、经济与管理、会计学、秘书技能、办公室工作程序。通过这一手段，确认秘书人员的资格和能力，并作为秘书人员晋升的一种依据，同时也帮助用人单位挑选合格的秘书。 日本也建立了秘书考试制度，对秘书进行资格审定和技能等级测验。 我国已于1997年，由国家职业技能鉴定专家委员会领导，开始统一进行秘书职业资格的认证和培训工作。但在实际执行过程中还有很多问题，在加强和完善秘书人员的资格管理方面还有很多工作要做。这里不仅包括建立全国统一的资格标准，建立专门的资格审查机构、监督机构和考核机构；还应从制度上明确秘书的工作行为，统一公文运行标准；更应该在用人制度上真正实