信函及公文礼仪教程教案.ppt

信函及公文礼仪 二、如何折叠、插入信纸 折叠信封这样的小事，有时也会影响一个公司的形象。正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可以很方便地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常折叠的方法有两折法和三折法。 1.两折法： 2.三折法： 3.卡片、便条类： 若是卡片、便条之类形比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。 ? 三、书写业务书信的基本原则 1.清楚（dear） ①句子短 ②前后连贯 ③避免商业陈词 2.简洁（concise） 3.完整（complete） 4.礼貌（courteous） 业务书信的礼貌（courteous） 礼貌是一种内心的态度，不仅仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确，像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率、甚至还会冒犯收信人。 任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签暑一封信前，最好认真想一下这封信： ①是否清楚易懂； ②是否自然真诚； ③语调是否正确； ④信息、内容是否完整； ⑤细节是否精确无误； ⑥是否简洁、有礼貌; ⑦是否有语法、标点、拼写错误； ⑧段落布置是否合理； ⑨打印是否整洁、漂亮。 一切核对无误，就可以签名发出了。 四、怎样写备忘录 备忘录（Memorandum/Memo）是写给公司内部人员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有时也比较长。写备忘录有很多形式，有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容： 1.To/For the attention of /FAO（写给谁） 2.From（谁写的） 3.Re/Ref/Subject/Concerning（关于什么） 4.Date（日期） 5.File No.（归档号） 通常用姓名、职务的起首字母代替全称，例如：（RS代替Robert Smith,MD代替Managing Director总经理。也不用（Dear...,Yours sincerely...等），行文直接了当。） 五、怎样写电传、电子邮件 1.电传（Telet） To:收件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 Fm:发件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 日期：2002年6月21日 收件人： 事由： 正文： 问候语： 发电人： 2.电子邮件（Email） From:发件人 To:收件人 正文 谨致问候 署名 六、怎样写社交信(1.感谢信) ●对于对方送礼，写封致谢信。 ①提下礼物是什么，告诉送这份礼物的人你也很高兴也很感激 ②告诉他或她你准备如何使用礼物 ③解释为什么这份礼物很实用 ④最后希望送礼人有一开能亲自来看看礼物的用途 ●被邀请去别人家里，感谢信里可以陈述你愉快的经历 ●对于派送的小礼物，写封信表示感谢一定会使收信人高兴，觉得你是有心人。 ●有时候我们不能接受某件礼物，必须归还，措辞应当注意，需要解释清楚为什么不能收，但不能指责送礼人行为不当。 ●业务交往中，即使是关于商品买卖，也不都是干巴巴的，也能写出感谢、欣赏之情，信可以很短，但必须真诚热情，让读信人感受到这种真切之意，注意不要涉及非常的业务细节，否则别人会觉得你写感谢信的目的只是为了生意。 六、怎样写社交信(2.贺信) 要使人产生好感，写封贺信是个好办法。 有很多事情值得庆贺：升职、获得荣誉、开创新事业、考试成功、结婚、生日等。信可以简短，也可以非正式，日常语体，注意不要插入坏消息，破坏整封信的高兴气氛. 收到祝贺信，有礼貌的做法是；回一封答谢信。 六、怎样写社交信(3.慰问信、吊唁信) 人的失业、生病、出车祸，一封真挚的慰问信是很好的安慰，有助于减轻精神上的痛苦和压力，不要光寄张安慰卡，卡片不及书信有情意，对收信人来说，书信更显体贴之意。 吊唁信虽说不太好写，但不能因为难写就不写，不论你职位高低，不论失去亲人的是小职员或高层管理人员，不要犹豫，知道消息就应立刻写信表示吊唁，用词简单、热情、真诚、令人信服，另外，最好用手亲笔书写，更有人情味，通常的写法是： 1、说明听到消息后的心情非常难过 2、赞扬去世的