大学生干部工作礼仪及规范方法.ppt

* LOGO 学生干部工作礼仪及规范 办公室礼仪 （一）、敲门 声音大小，节奏 紧急事务需要打断会议时应先敲门，说明事情紧急，抱歉打扰之后，经过允许后方可进入。 办公室礼仪 （二）、自我介绍 1、找准对象和地点 2、弄清楚对方姓名，切记不要叫错姓，如果不清楚对方可以直接叫老师 3、简短 (内容包括：部门 姓名) 办公室礼仪 （三）、谈话 1、坐姿（站姿）:自然，但不随意 2、目光： 在眉毛和上唇之间游走, 三分之一时间注 视为好 3、小动作： 好像多动症一样，手乱动或随意翻看老师的物品 4、谈话时不要接打电话，不要打断别人 5、及时提醒老师时间（不要耽误上课，不要耽误老师工作） 1、办公电话 A、办公室内办公电话严禁用于私人聊天。 B、电话铃声响起两声后接起 C、接电话时的用语：“你好，管理系办公室”，不要 用“喂”字。如果对方需要找的人不在，或不方便接听电话应问一下可否代为转答，并做好记录。 D、转接电话时，学会使用“请稍等”。 办公室礼仪 （四）、接打电话 办公室礼仪 2、私人电话 A、办公室内最好不要接打私人电话，值班人员应把电话调整为震动状态，如有私人来电应离开办公室接听。 B、在办公区接听私人电话时要注意音量，以免影响他人或泄露公务与机密。 C、接电话时养成先说“你好”的习惯，尽量不要使用“喂”，特别是未知号码可以说“哪位？您是？”不要说“谁啊？”。 办公室礼仪 1、尽量不要在下午1:00-2:00，晚上11:00以后打电话。（办公时间） 2、挂断电话的顺序：如果是上下级，要上级先挂，如果是平级打电话的一方先挂断。 3、在嘈杂的环境中，听不清楚对方声音时要说明，并让对方过一会再打过去或您打过去 4、打电话、接电话时，如果对方没有离开，不要和他人谈笑，也不要用手盖住听筒与他人谈话，如果不得已，要向对方道歉，请其稍候，或者过一会儿再与对方通电话。 5、要学会回答别人的问题。肯定回答时应说：“是，对，好的，好吧”等，而不是“哦，嗯”等模棱两可的语气词。 6、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前，向对方说声：“请您多多指教”、“抱歉，在百忙中打扰您”等等，会给对方留下好印象。 7、更换手机号码应及时通知所有联系人。 （五）、待人接物 1、学生干部如在办公室内值班或工作时，如有客人或其他部门老师来访，要主动问好，并起身接待，问清大概事由或找哪位老师 2、接收文件及物品时要有记录 办公室礼仪 短信礼仪 PS: 收到短信一定要回复，发短信一定要署名。 案例： 老板：小杜，明天上午我有事，10点你去机场代我接客户张总。此外，你把A项目的总结报告给我看一下。署名：张总。 ◆职场菜鸟1：知道了 （张总火冒三丈，你知道啥了？不行，我得电话告诉你） ◆职场菜鸟2：好的张总，这两件事我会去办，杜拉拉 （张总：嗯，明天我得电话催一下小杜） ◆职场杜拉拉：尊敬的张总，来信获悉。明天9:30我会抵达机场迎接张总，并转达您的问候，并备好张总最喜欢的碧螺春，接到后我短信通知您；A项目的总结报告我已备好，明天8:30我先到公司，放到您的办公桌上，再去机场。近期您出差较多，请注意休息，有事请随时吩咐，杜拉拉。 （张总：嗯，小杜办事牢靠，我放心） “礼仪不仅是规矩的遵循、分寸的把握，也是情商的结晶。” 电子邮件礼仪 1、有主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，能让收件 人迅速了解邮件内容并判断其重要性 ◆一定不要空白标题 ◆标题要简短 ◆一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情 2、称呼与问候 ◆恰当地称呼收件者，拿捏尺度 ◆开头和结尾最好要有问候语 3、关于正文 ◆尽可能避免拼写错误或错别字 ◆合理提示重要信息 ◆一次邮件交代完成信息 4、关于附件 ◆如果邮件带有附件，应在正文里面提及收件人察看附件 ◆附件数目较多时，应打包压缩承一个文件 ◆如果附件是特殊格式的文件，应在正文说明打开方式 ◆如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送 5.结尾署名 电子邮件礼仪 参加会议或大型活动的礼仪要求 （一）着装 （三色原则） 学生干部出席会议或大型活动等正式场合要着正装，正装的范围：成套的（颜色和面料一致的套装或套裙）。衣服要干净、整洁，不能穿拖鞋。 （二）时间观念 （参加会议者一般最少提前5分钟到达会场，落座） （三）会议记录本 （四）对会议组织者和发言人的尊重，应保持会场安静，手机调制到震动状态或关机 （五）坐姿 * LOGO