4.0-02质量记录控制程序.docVIP

PAGE 质 量 记 录 控 制 程 序 XXNY—QP—4.0—02 版 次：A 生效日期：2003. 编 制： 日 期： 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 受控印章： 分 发 号： 质量记录控制程序 文件编号：XXNY-QP-4.0-02版 本：A/0 页 码：1/5 文 件 会 签 表 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 修 改 记 录 修改单号 修改日期 修改状态 生效日期 质量记录控制程序 文件编号：XXNY-QP-4.0-02版 本：A/0 页 码：2/5 质量记录控制程序流程图： 相关科室/部门 主管部门 标管办 质量记录表格编制 质量记录表格编制 审 查审 审 查 审 查 标识编号质量记录收集归档使 用 标识编号 质量记录收集归档 使 用 质量记录处置管理 质量记录处置管理 质量记录控制程序 文件编号：XXNY-QP-4.0-02版 本：A/0 页 码：3/5 1．目的 确保质量记录的正确性和完整性，以提供符合要求和质量管理体系运行的证据。 2．范围 本程序适用于本院所有质量记录的标识、编号、书写、更改、收集、归档、保管、查阅及处置。 3．定义 3.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 4．职责 4.1 标管办负责编制医院总的《质量记录一览表》及临床所产生的质量记录的收集、编号、备案等管理。 4.2 各部门负责本部门质量记录表单的设计、上报审批、使用及保管。 4.3 各相关人员应按规定的要求填写质量记录,并对记录的真实性、完整性负责。 5．程序 5.1 质量记录的编号与发放 5.1.1 各科室可根据本部门使用表格的需要设计质量记录表单，表格名称应直观、明确，易于识别，并规定质量记录的保存期限、存放地点，设计完毕后送主管部门（医务部、护理部）进行审查，审查完后送标管办。 5.1.2 标管办根据医院记录的特点，对质量记录表单进行审查，按以科室为单位的原则进行编号，编号规则为： QR(质量记录代号)-XXX(所属部门或科室拼音缩写)- XX/A（顺序号/版本号）。 5.1.3 标管办对审查通过的质量记录表单进行登记备案，形成《质量记录一览表》。并将质量记录表单送采购部联系供应商进行统一印制，科室领用。 5.1.4 标管办对医院的所有质量记录编制总的《质量记录一览表》，该表应表明质量记录的名称、存放地点、保存年限。《质量记录一览表》为受控文件，应按文 质量记录控制程序 文件编号：XXNY-QP-4.0-02版 本：A/0 页 码：4/5 件控制的要求发放到相关科室或人员。 5.1.5 住院病人的所有记录由病案室统一装订为《住院病案》，完整填写病案首页内容，以确保病案基本信息的完整、准确，在病案袋上注明住院者及住院号、ID号。 5.1.6 各科室记录按月份或季度分类装订，并做好相应标识，以便易于识别和存取。 5.2 质量记录的填写 5.2.1 凡涉及与本医院医疗服务质量管理体系有关的活动，均应按程序文件的规定及时、准确地填写记录。 5.2.2 质量记录应字迹清晰、内容齐全、数据真实、准确完整。病历书写按医院的《病历书写规范》执行。 5.2.3 所有质量记录不允许涂改，若书写错误时，可采用划改并签名或盖章，且能识别原记录。 5.3 质量记录的收集、归档与保管 5.3.1 各部门应及时、完整地收集本部门负责保管的质量记录，并定期装订、分类存档。 5.3.2 各部门应确保质量记录存放在合适的环境中，并对存放的质量记录不定期进行检查，发现有受潮、霉变或虫蛀等现象应立即采取措施，改善贮存的环境和条件。 5.3.3 以磁盘、光盘及电脑保存的质量记录还应注意防磁化、防灰尘、防丢失等。 5.3.4 病案管理由病案室负责，按《病案管理规范》执行。 5.4 质量记录的借阅及处置 5.4.1 本院病历一律不得外借，若因特殊情况必须外借时，须经院长签字批准。 5.4.2 本院相关人员只能就地借阅，不得将病历借出病案室外。病案管理员应作好病案借阅管理，借阅者阅读完毕后应检查病案完好性，确定无误后登记整理