一般报帐申请流程注意事项1请经计划主持人指导教授之同意.DOC

一般報 帳 申 請 流 程 注意事項： 1. 請經計劃主持人（指導教授）之同意，刻一個報帳專用之私章，所有表格之「單位主管」部分需蓋上計劃主持人章。 2. 請依採購案件數個別放至卷宗夾並夾好移文流程後，放在所辦黑色「待送公文」盒內送出。（所辦送文時間為上午10：00及下午3：00） 3.所有10萬元以上採購案請盡量向國內公司或代理商採購，由學校辦理公開招標。若國內實在沒有廠商前來投標，還是需先由事務組辦理招標，等待流標後學校將授權由老師逕自向國外採購。此時本採購案將成為限制性招標，需請系辦打一份同意限制性招標的簽呈。所有國外採購的案子，請報帳同學負責全部結匯及結報流程，相關匯款之借支簽呈請至所辦找林小姐繕打。 5.依政府規定如需採購辦公家具、電腦、冷氣、碳粉墨水匣、辦公用紙等物品，務必使用政府集中採購系統。請將所需廠牌規格型號告知系辦葉小姐，請勿擅自購買。在葉小姐進行線上電子採購後，請將列印出之請購單視為估價單使用，一樣需上會計室網頁進行經費申請，項目請選擇電子集中採購。本並於動支流程完成後通知葉小姐進行商品下訂。 6. 報支業務費時請務必註明三級會計科目。 國內採購案 （一）動支申請 A.（單據在一萬元以上十萬元以下）（移文流程：保管組、總務處、會計室、工學院） 1.填寫動支經費申請單 2.檢附估價單。產品總價一萬元以內免附，一萬元以上至少一家估價單（估價單上須註明中文品名） *動支時可先暫用傳真之估價單，等結報時再附上正本估價單（有蓋公司章及負責人章） B.（單據在十萬元以上）（流程：工學院、保管組、總務處、會計室、秘書室、事務組辦理招標） 十萬元以上之採購案一律由事務組辦理公開招標及結報，同學請勿自行辦理結報，否則老師經費將有損失。 1.填寫動支經費申請單 2.檢附估價單。產品總價一萬元以內免附，一萬元以上至少一家估價單（估價單上須註明中文品名） 規格表（請老師填寫採購物品之詳細規格，請勿複製估價單之內容），規格表若超過1頁，請用雙面列印並加上頁碼，且在方面上註明（雙面列印）。規格表寫完後請給事務組史麗伶小姐聯絡，請史小姐檢查無誤後可進行動支流程 未達三家廠商投標簽呈。（請找系辦林小姐繕打）。 第二步驟 結報 A . （單據在一萬元以上十萬元以下）（流程：保管組、總務處、會計室、秘書室） 1.填寫憑證黏存單並粘貼發票 2. 送貨證明單（二聯） 3. 非消耗品增加單（各項產品單價在三千元以上一萬元以下者，無則免附）（二聯） 4.財貨增加單（三聯）。 上述3.4表單請至光電系網資料下載區/經費相關專區/國內採購資料夾 下載 5.若因特殊情形已自行付款，敬請所辦協助繕打簽呈，一併結報，屆時貨款將逕付墊付人。 B. （單據在十萬元以上） 1. 先將送貨證明單（只需繳交綠色那一聯）及財產照片檔（請至光電系網資料下載區/經費相關專區下載）送事務組史小姐，學校將安排保管組前來驗收。*交貨驗收日期請注意務必在合約期限內 2.由事務組辦理所有結報流程。 國外採購案 （此種採購方式相關作業程序相當繁雜，且全程需報帳人員自行辦理，較不建議以此方式採購，除非不得已，否則請盡量向國內廠商或代理商採購） 第一步驟 申請（移文流程：保管組、總務處、會計室、工學院） （單據在一萬元以上十萬元以下） 同上述國內採購案步驟，自行動支後，需再請所辦繕打欲借貨款簽呈。俟所借支之支票拿到後，再至台銀（行政大樓三樓之中山辦事處或總行）辦理結匯。 （單據在十萬元以上）（移文流程：工學院、保管組、總務處、會計室、秘書室） 1.與國內採購程序及檢附資料相同，需先由學校上網公告，若公告後一直無廠商前來投標，將得以限制性招標自行外購。 2.限制型招標申請書。 ** 動支申請通過後，請林小姐幫忙製作簽呈預借結匯款。收到出納組開立之台銀結匯支票後，請填寫外匯水單並親自至校內台銀辦事處（行政大樓3樓出納組外）或台銀總行辦理結匯（需1個作業天）。 * 結匯方式分為票匯或電匯，基本上電匯比較安全，不過需向對方要匯款之相關銀行資料 * 第二步驟 申請免稅函 （移文流程：工學院、事務組、秘書室、文書組） 填寫免稅申請書、進口教育用品明細表一式三份（金額、品名、型號請確實填寫，務必與Invoice相同，否則無法出關） 至系辦蘇小姐處蓋所騎縫章 檢附以核章通過的動支申請單影本 請系辦協助發文至關稅局申請免稅（公文請貼條碼並輸入電腦，以利追蹤） 免稅函於學校發文後，約需14個工作天才能收到，請確實掌握進口貨物抵台時間，以免來不及提貨，需多付一筆倉租費。 第三步驟 預借結匯款 （移文流程：工學院、會計室、秘書室） 1.直接由會計系統選擇暫付核銷製作結匯款預借表，受款人請選擇限台灣銀行結匯用（以表代簽） 2.動支申請單及估價單影本、核章過之限制性招標申請表影本、限制性