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企业公文处理常见问题的对策与思考 　　【摘要】本文研究了企业当前公文处理中存在的主要问题以及形成的原因，结合新时期企业发展现状，指出了如何做好公文处理工作。 　　【关键词】企业公文处理；问题；对策 　　公文处理工作就是指关于制订公文、办理与管理的工作，公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序；公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。企业实现正常运行主要依赖公文处理工作，可以达到有效沟通与联系的目的，也是一种重要的领导方式和处理公务的手段，有力推动着企业经营管理工作的正常运行。如果能够做好公文处理工作，有利于实现政令畅通，促进企业工作的规范化、精细化与科学化发展。 　　一、公文处理过程中的常见问题 　　（一）公文处理效率不高。1.明确时限，确保公文处理及时高效。对于集团型企业来说存在着较多层级，在处理公文时应该具有一定的时间要求，处理常规性文件要求利用3天的时间完成，最多也不能超过7天；处理紧急公文要随收随处理；在处理工作安排与会议通知时，不能超过1天的时间，同时上交处理意见。2.加强沟通，明确公文处理意见。第一，企业不同部门在处理公文过程中，应在明确处理意见前，采取电话、邮件、会议等做法做好沟通协调工作。第二，下级部门将自身意见呈报上级部门时，要及时与上级部门取得联系并做好沟通工作，也可以提前将意见上报有关部门审核，达到一致性意见后再上报。第三，如果公文涉及到多个部门，那么则需组织相关部门会签，同时主办部门要积极与有关部门沟通与协调。3.规范行文，减少公文处理障碍性因素。有的下属企业在上报公文时没有做到有条理，不具备充足的支撑资料，尤其是那些经营管理类公文，不能做到有效分析，提供的数据也不准确，请示事项支撑理由与结论缺乏必要的联系。由于存在上面这些情况，因此集团业务部门在处理过程中不能全面掌握下属企业的实际情况，需要下级部门多次上报材料进行补充，不利于公文迅速处理。下属企业在上报上行文过程中，要求集团企业提供资金、设备、人力等，需要在上报公文中拟定准确的数量与标准；要求得到批复意见的，一定要具备完善的行失研究，同时讲明自身建议，上级部门才能在此基础上作出正确决策。 　　（二）公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。以国家发布的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》为标准，要求进一步规范公文要素形式，但有的企业却没有认识到这一点，没有应用新型公文格式，如版头部分，对于上行文、平行文、下行文要求发文部门将标志全部调整到上边缘到版心上边缘35mm的距离；公文成文时间也改变为现在的阿拉伯数字，同时要求公文全部署发文机关名称；公文版记部分不再设置主题词标注，由于不能正确使用主要要素导致公文整体不规范，企业要根据最新发布的文件要求及时修改各种公文格式各项要素，做到公文应用统一的格式。2.公文标题中出现标点符号。以国务院公文处理办法为标准，标题当中不包括法规和规章，其它情况都不需使用标点符号。如在“转发《关于×××通知》的通知”中，要求省略书名号，同时“通知的通知”这种表述方法过于繁琐，要使用“转发关于×××通知”这种格式。要求标题中不能存在“关于贯彻关于×××”或“通知的通知”这一方面的繁琐语言。3.附件说明位置标注。如果公文存在附件，那么就需在正文下另起一行，左空二字使用仿宋字 -GB2312写明“附件”，后面使用全角冒号和名称。如果附件当中存在序号那么则需用阿拉伯数字标明，附件名称后面不使用标点符号，如果附件名称过长一行写不全时，那么在回行时要对齐上一行附件的名称。4. 标点符号适用不正确。有的单位在印制文件或引用其它文件过程中，不能正确使用文号中的括号，如“XXX【2015】XX”或“XXX[2015]XX”，应该印制为“XXX〔2015〕XX”，中间应该使用六角括号。有的单位在上报“请示”过程中，在最后常会见到“妥否？请批示！”的字样，这种做法也是没有正确使用标点符号。在“请示”当中不能出现问号和感叹号。应该写为“妥否，请批复”“以上请示如无不妥，请批复”“以上请示如无不妥，请转报审批”等，最后用句号。 　　（三）公文文种方面。1.文种使用有误。当前应用的公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等十五种文种。在印发公文时不能超过这些文种，但却经常发生不能正确使用公文文种情况，如把“XX办法”作为公文处理，文种使用不正确，“办法”不归为公文文种，正确的行文应该是“关于印发 XX 办法的通知”，“XX 办法”应该是附件。2.“请示”与“报告”文种混淆不分。如在公文题目当中，“请示”和“报告”不能正确区分，有的在“报告”当中存在请示的内容。“请示”要做到讲明一件事，在请示时要得到上级部门的同意，所以“请示”当中要写明上报单位的联系人、联系方式，上级部门在