中小企业行政事务的管理制度.docVIP

行政事务管理制度 中小型企业行政事务管理制度 (一)总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理等。 (二)档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1.总经理办公室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档. 2.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印章管理 第七条 公司印章由总经理办公室主任负责保管。 第八条 公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 (四)公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。　　1．总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、HYPERLINK /search?word=%B9%AB%BA%AFfr=qb_search_expie=utf8公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。　　2．打印完毕后秘书先行HYPERLINK /search?word=%D0%A3%BA%CBfr=qb_search_expie=utf8校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之HYPERLINK /search?word=%BE%AD%B0%EC%C8%CBfr=qb_search_expie=utf8经办人HYPERLINK /search?word=%D0%A3%BA%CBfr=qb_search_expie=utf8校核、签字　　3．对外传真、HYPERLINK /search?word=%B9%AB%BA%AFfr=qb_search_expie=utf8公函秘书须复印存档。　　4．文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人　　（五） 复印　　1．公司复印作业由行政部秘书统一执行　　2．一般文件由各部门HYPERLINK /search?word=%CE%AF%CD%D0%C8%CBfr=qb_search_expie=utf8委托人员口头交托HYPERLINK /search?word=%D0%D0%D5%FE%C3%D8%CA%E9fr=qb_search_expie=utf8行政秘书　　3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印　　4．秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、HYPERLINK /search?word=%B8%B4%D3%A1%BB%FAfr=qb_search_expie=utf8复印机码、批准人、保密标识等） 第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 （六） 收发文　　1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要HYPERLINK /search?word=%D0%C5%CF%A2%D4%D8%CC%E5fr=qb_search_expie=utf8信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任或义务。　　2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----HYPERLINK /search?word=%CE%C4%C3%D8