档案目标管理全宗卷整理方法及示例指导手册.doc

PAGE 【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（3-1）】 【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（3-1）】 全宗卷整理方法及示例 云浮市档案局监督指导科 2007年9月 何谓全宗（fonds）？ 一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。 全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд(档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中 ,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。 全宗构成条件和立档单位 　在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构 就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。 补充： 1. 整个宗族。 2. 机关﹑企业﹑事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。 何谓全宗卷？ 定义 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 内容 包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。 简言 全宗卷就是档案之档案。 换言之，就是管理档案形成的档案。 全宗卷排列顺序 件号 全宗卷名称 备注 1 全宗指南 档案利用 2 大事记 档案利用 3 组织沿革 档案利用 4 档案管理制度汇编 档案整理 5 档案移交、接收文据 档案收集 6 历年立卷说明、归档说明 档案整理 7 档案机构文件（成立档案室、档案工作领导小组、鉴定小组的通知）、销毁请示、批复、分析报告等 档案鉴定 8 档案销毁清册（如有，归入全宗卷） 档案鉴定 9 温湿度记录簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷） 档案保管 10 库藏档案状况检查记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷） 档案保管 11 档案库房防虫药物投放更换记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷） 档案保管 12 档案管理台帐（含档案数量、设备设施、档案人员情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表等）、年报表、或上报有关报表 档案统计 13 档案利用效果登记簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷） 档案利用 14 档案利用实例 档案利用 15 基础数字汇编 档案利用 16 档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录等 档案管理 新技术应用 注：以上顺序为一般常规顺序，以后若有新材料增加，其件号可接续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。 中华人民共和国行业标准 全 宗 卷 规 范 DA/T 12－1994 （1995年6月12日国家档案局批准 1995年10月1日实施）