项目沟通管理-附件.doc

项目的沟通管理 项目中沟通的意义与范畴如下： 项目沟通管理是确保及时、正确的产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息所需的过程。 项目沟通管理过程揭示了实现成功沟通所需的人员、观点、信息这三项要素之间的一种联络过程。 沟通理论本身就形成一套知识体系，项目的沟通管理基本上来源于通用的沟通管理理论。项目沟通是一个用传统的沟通方法和现代沟通方法把各个要素串联起来的网络。项目经理需要做的每一方面的工作都涉及沟通，专职的项目经理大约90%的时间都花在各种形式的沟通上。良好的沟通能力是项目经理的工作需要，沟通技能毫无疑问地就是项目经理要具备的最重要的能力，甚至比具体技术技能更重要。良好的沟通技能可以形成一个相互信任的环境，有助于项目的成功。 12.1概念与术语 沟通：信息的交流。一种双向的工作，包括利用通用符号，信息从一个人或小组向另一个人或小组传送与理解，以达到通知、命令、反馈、提示和协同信息。 12.2交付物 沟通管理计划：沟通管理计划包括确定了项目干系人的信息和沟通需求，即那些人是项目干系人，他们对于该项目的收益水平和影响程度，谁需要甚么样的信息，何时需要，以及应该怎样分发给他们，沟通计划管理计划主要内容如下： 沟通内容：分发给项目干系人的信息。 频率：这些信息分发的频度。 格式/媒介：信息编排与传输方法。 职责：团队成员掌控着信息分发的任务。结合项目管理计划，规定谁负责创建、收集、发送关键项目信息。 2）绩效报告：绩效报告包括项目的范围、进度、成本、质量等方面的所有基准数据与实际绩效数据，加工处理后报告给项目干系人。绩效报告的内容还包括项目状态、进展和预测，绩效报告形式包括条形图、甘特图、S曲线、柱状图和表格。 信息源 信息源 通过通道 接受者接受、理解 发送者 加工、发送 接受者 接受、理解 发送者 加工、发送 收集 传送 其他干系人 其他干系人 沟通方法 沟通方法分为语言沟通和非语言沟通两大类。 语言沟通又分为口头沟通和书面沟通 1、口头沟通 (1)、正式的口头沟通，如会议、大会、演讲和讲座等 (2)非正式的口头沟通和私下谈话 语言沟通 2 书面沟通 (1)合同、报告、技术方案、计划等 (2)非正式的书面沟通、如日记、会议记录和备忘录 沟通方法 1、身体语言 2、声调和重音 非语言沟通 3、面部表情 4、身体距离 12.4有效的沟通 沟通内外有别。 非正式的沟通有利于关系的融洽。 采用对方能接受的沟通风格。 沟通的升级原则如联想的“沟通四步骤”说：第一步：和对方沟通；第二部：和对方的上级沟通；第三部：和自己的上级沟通；第四部：自己的上级和对方的上级沟通； 扫除沟通的障碍。 提高沟通的技能和方法： 会议是项目沟通的一种重要形式。建议按以下流程开一个会议： 事先制定一个例会制度 放弃可开可不开的面对面的会议，此时以电话或邮件的方式解决。 明确会议的目的和期望结果。 发布会议通知。 在会议之前将会议资料发到参会人员。 可以借助视频设备。 明确会议规则：制定主持人，明确主持人的职责，主持人要对会议进行有效的管控，并营建一个活跃的会议气氛。 会议后要总结落实 会议要有纪要。 做好会议的后勤保障。 12.5编制沟通管理计划 编制沟通管理计划过程调研项目干系人的信息及其沟通需求，并把调研结果整理为沟通管理计划。 沟通管理计划包括明确项目干系人的信息和沟通需求，谁需要甚么信息、甚么时候需要以及怎么获得。虽然所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认干系人的信息需求和确定满足需求的恰当方式是项目获得成功的重要因素。 对于大多数项目，沟通管理计划的大部分工作作为项目管理计划的一部分来完成。然而如有需求要本过程的结果在项目进行中时常被复查和修订。 沟通管理计划常常与组织影响和事业环境因素紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响。 项目的启动会议也叫开工会议。召开项目会议既属于项目团队的建设活动，也属于沟通管理活动。会议的主题如下： 宣布项目章程来明确项目目标和项目组织。 项目团队互相认识。 定义工作关系和项目团队成员之间的关系。 建立个人或小组的责任关系，设定项目团队目标。 获得项目团队成员对项目的承诺。 审查项目的计划与状态。 矩阵型组织中的沟通具备比较复杂的特点。 项目经理了解项目干系人的沟通需求可以通过调研来得到。 定期从项目经理那里获得项目信息的是沟通计划中的干系人。 12.6信息发布 信息的发布也叫信息的信息的分发。 信息发布过程向项目干系人及时提供所需的信息，它包括实施管理计划以及对突发的信息请求做出反应。 进行沟通有如下方