女秘书工作典型_一日.doc

- PAGE 5 - 女秘书工作——典型的一日 秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。 ——美国国家秘书协会会长凯勒女士 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断地进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的概念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常作业务旅行）、处理邮件以及各项交办事务。” 经两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销学及广告学。她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。 苏珊写篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任麦克经理的行政助理，并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时，即行生效。 苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行。苏珊告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。” 苏珊的一天工作详记 （办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟）。 8：30 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理惠特经理办公室及检查麦克经理办公室。 8：55 检视手中的工作，开始誊写昨天听写的两封信，尽快送请惠特经理签名。完成信稿放入签名卷夹中，置于惠特经理案头（信件宜如此慎重处理，以免他人窥视）。 9：15 拆阅并处理第一批邮件，留下必须由我直接作答的。惠特经理到达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。 向惠特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续笔记。回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受训练，一旦我担任麦克经理的行政助理后，即将为惠特经理工作。 惠特经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替麦克经理做不少事。 9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在惠特经理办公室所接听的电话。 捡出必须由惠特经理过目的航空信件。无特别要待复函件，摘记几项待办事项，待第二次邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要与麦克经理直接讲话，他不相信麦克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。 10：10 决定前往征信所，核对B先生的账目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去。征信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。 10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了；告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报费用数字的核实等，一一交代。 杜娜小姐从出纳处带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给惠特经理时也将当面点清。这一点很重要。一旦点清无误，以后再有差错毋须负责。 10：40 开始誊清惠特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为惠特经理打的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如何明天一定要做完（我通常皆较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及，但我并没有明白告诉他们）。 11：10 打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部分信函。我在他办公室时，惠特经理接听一通私人电话，决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身。因此我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。 11：15 回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。