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浅谈人事部门的档案管理 　　摘 要：随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临着不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的工作实践，就人事档案的管理工作谈了几点体会。 　　关键词：人事档案管理；现代化；科学化；完善；与时俱进 　　中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 　　前言 　　人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。 　　一、人事档案在人力资源管理中的作用 　　1、人事档案可以优化人力资源的合理配置 人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的。随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况。人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。 2、提供重要的依据 人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。 3、供真实可靠的信息 企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案了解每个员工的全部历史和全部工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息。 　　 二、当前人事档案管理中存在的不足 　　虽然人事档案在人力资源管理中起着非常重要的作用，但是当前人事档案管理的确存在着一些不足，并且在一定程度上影响了企业的发展。 　　1、档案利用价值不高 由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。 　　2、人事档案材料不全 　　随着时代的发展，人事档案中有些信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。还有一些如学历、培训、职称等材料，在个人手中没有被及时归档。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。 　　3、人档分离的情况愈加严重 　　随着社会的发展，特别是人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。 　　4、合作意识淡薄，缺乏与相关部门的协作 　　人事档案管理不是一个单独的实体，而是与其他很多工作紧密相关。但是现今很多人事档案管理与企业的人力资源管理相脱节。员工的人事档案很少能提供人事部门所需要的员工的信息，相应的，人事部门也不会将新的员工人事信息交由档案部门保管。 　　三. 加强改进人事档案管理工作，适应现代企业人力资源管理工作新要求1、增强服务合作意识，加强与相关部门的协作知识经济时代，人事档案管理人员要更新观念，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案部门要加强与相关部门的沟通，着眼企业积极参与市场竞争需要，抓紧人才信息库建设，不断强化人事信息的深度开发和综合利用。要加强现有人才评价业务的发展,拓宽人才评价的领域。创建专门的人才评价机构,专门负责人才的综合测评,将相关的信息存入档案,以备相关部门使用。