浅谈企业销售业务典型内控漏洞.docVIP

浅谈企业销售业务典型内控漏洞 　　【摘 要】企业应当对现行销售业务流程进行全面梳理，查找管理漏洞，及时采取切实措施加以改正；与此同时，还应当注重健全相关管理制度，明确以风险为导向的、符合成本效益原则的销售管控措施，实现与生产、资产、资金等方面管理的衔接，落实责任制，有效防范和化解销售业务相关风险。 　　【关键词】销售业务；内控漏洞；浅谈 　　企业应当对现行销售业务流程进行全面梳理，查找管理漏洞，及时采取切实措施加以改正；与此同时，还应当注重健全相关管理制度，明确以风险为导向的、符合成本效益原则的销售管控措施，实现与生产、资产、资金等方面管理的衔接，落实责任制，有效防范和化解销售业务相关风险。销售环节的典型内控漏洞有： 　　1 未编制销售计划或计划编制不合理 　　销售计划通常是整个公司经营计划起点，决定了公司生产、采购、资金等活动计划，其编制准确性对公司经营影响非常大。销售计划内控漏洞表现形式通常有：未编制有效的销售计划；销售计划编制未充分搜集信息；销售计划未经内部恰当沟通、讨论和审核；销售计划未能有效分解。 　　销售计划内控漏洞导致潜在不利影响可能有：销售计划不符合市场实际，直接影响采购、生产等业务活动，不能满足市场需求或导致库存积压，公司资源不能有效安排。例如，某家电生产企业未对市场趋势进行深入研究，由总部拍脑袋制订销售计划，然后与子公司讨价还价后定出子公司销售目标，销售目标缺乏基础；销售计划没有在各个片区、产品、季节、业务员进行分解，难以具体落实；没有制订与销售数量指标配套的销售资源投入计划和方案，销售业务员无从制订具体的销售活动方案；销售计划中缺乏对回款、费用的考核指标。由此带来的后果是：库存积压，销售费用高居不下，应收账款高，销售人员积极性受到严重挫伤，次年大量离职，对公司经营带来非常不利的影响。 　　企业应重视销售计划编制，明确销售计划编制流程。销售计划编制应基于充分有效的市场调研，销售计划经过内部部门恰当沟通、恰当分解；具备销售计划调整沟通机制以应对市场变化。 　　2 销售流程不相容职责未有效规避 　　销售业务环节有很多不相容职责，如未分离可能导致错弊，如销售人员挪用货款、销售人员出卖企业信息资料、滥用销售费用等等。为了预防这些问题，企业可将销售与收款循环中的业务环节进行拆分。例如，将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割；销售人员的业务主要集中在市场拓展和销售合同签订；客户服务由客户服务部负责；信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责；销售发货则由物流部组织安排；销售人员催款，而货款回收则由财务部为主负责办理。 　　一般来说，销售环节必须做到以下主要职务的分离：销售订单/合同的签订与审批；销售业务执行与信用控制；接受客户定单的人不能同时是负责最后核准付款条件的人；客户对账与销售业务执行人员；发货通知的编制人不能同时执行存货的提取；填制发票的人不能同时担任发票的复核工作；办理退货实物验收工作的与退货账务记录工作不能由同一人兼任等。案例：某石油公司加油站站长的监守自盗。据媒体报道，陈某原是南京某石油公司加油站站长兼任管账员，自1997年以来，他采取截留销售款、账内做假账等方式，将单位公款用于赌博，使国家直接经济损失70余万元。他开始也只是玩点“小来兮”，但逐步由小赌变成大赌、狂赌。1997年他有过一个月内输掉21万元的“记录”。陈某挪用公款的手段很简单：一是直接挪用销售款，陈某自1997年担任站长起，多次从加油站油款中直接拿取现金，两年的时间里挪用公款50多万元去赌博，在兼任管账员期间，又利用负责清理回收油站的外欠款机会，他又将收回的外欠款数十万元输在了赌桌上；二是做假账，陈某利用自己既是站长又是管账员的便利，一方面大力截留销售款，另一方面又采取账内做假账的方式来掩盖其舞弊行为。 　　3 缺乏信用管理或信用管理不严 　　信用管理是保障公司资产安全，减少坏账损失的最有效的方法。信用管理不当导致公司应收账款高、产生巨额坏账损失是销售循环中的突出问题。不少企业面对市场的巨大需求，为了占领市场盲目扩大客户源，单纯追求没有现金流保证的销售收入，缺乏对市场信用风险的有效控制，缺少对客户资源（信息）的集中统一管理，缺少对应收账款系统化、科学化的管理体系，从而在买方市场条件下，企业一方面通过信用交易（赊销）以争取客户扩大销售，另一方面巨大的信用风险使企业陷入货款被拖欠、经营亏损的困境中。 　　从公司内部进一步分析信用管理的不足我们可以看出，企业产生账款拖欠的原因有二：一方面企业缺少科学的信用管理制度和组织体系。比如：客户信息管理问题，档案不完整；财务部门与销售部门缺少有效的沟通；企业内部业务人员与客户勾结；企业内部资金和项目审批不科学，领导主观盲目决策。另一方面企业对客