秘书模块2会中工作.pptVIP

会间服务工作 做好会议的接站和报到工作 案例分析： 天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天 的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的 管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安 排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏 一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费 了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良 好形象。 做好接站工作 1）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，掌握到会人员的联络方式。 2）要备足够的车辆和接站人员。 3）对自备交通工具的人员，要通过传真或电话告诉报到地点的详细路线图。 4）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，写上公司的名字。 5）介绍宾主双方 做好会议报到工作（1） 会议报到的方式 参加会议人员报到时，秘书人员要做好下的工作： 1）查验证件 2）填登记表 3）接收与会者带来的材料 4）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。 做好会议报到工作（2） 如果会议根分发礼品，应同资料一起发放。如果不是所有参加会议的人员都有礼品，或不同的人员有不同的礼品，接待人员要细心区分，切忌出错。 讨论： 在某次会议上，正式代表有高级礼品，列席代表有普通礼品，旁听人员没有礼品，而所有人都有会议资料，该如何操作？ 做好会议的签到（1） 会议签到的目的是为了及时准确地统计到会人数，以及缺席情况。 来宾编号 姓